Úvod
Služobné cesty sú bežnou súčasťou podnikateľského života. Či už ide o tuzemské alebo zahraničné cesty, je dôležité vedieť, ako správne účtovať náklady na stravu z daňového hľadiska. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na túto problematiku na Slovensku.
Cestovné náhrady a stravné - porovnanie
Cestovné náhrady a stravné súvisia s kompenzáciou výdavkov zamestnancov vykonávajúcich pracovné povinnosti mimo bežného pracoviska. Cestovné náhrady zahŕňajú všetky výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi v súvislosti so služobnou cestou a sú definované v zákone č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Stravné je príspevok na stravovanie, ktorý zamestnanec dostáva počas služobnej cesty na pokrytie zvýšených nákladov na jedlo.
Kto má nárok na cestovné náhrady?
Nárok na cestovné náhrady vzniká zamestnancom v pracovnom pomere pri pracovných cestách. Zákon o cestovných náhradách a Zákonník práce definujú aj ďalšie osoby, napríklad:
- Osoby v pracovnoprávnom vzťahu (štátni zamestnanci, členovia družstiev, dočasne pridelení zamestnanci).
- Osoby na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak je náhrada cestovného dohodnutá v dohode).
- Osoby definované osobitnými predpismi (zahraniční zamestnanci, rodinní príslušníci zamestnancov v zahraničí, verejní funkcionári, audítori, daňoví poradcovia).
- Osoby v iných vzťahoch s nárokom na náhradu cestovného (členovia orgánov právnických osôb, osoby plniace úlohy pre právnické alebo fyzické osoby).
SZČO si môže uplatniť do daňových výdavkov náklady vynaložené v súvislosti so svojou podnikateľskou činnosťou vykonávanou na inom mieste. Cestovné náhrady zahŕňajú cestovné výdavky, stravné, ubytovanie a vedľajšie výdavky.
Pracovná cesta - definícia
Pracovná cesta začína nástupom zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko. Ak zamestnávateľ vysiela zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce jeho pravidelného pracoviska alebo bydliska, potrebuje jeho súhlas, pokiaľ to nevyplýva priamo z povahy práce alebo z pracovnej zmluvy. Maximálna doba trvania pracovnej cesty nie je zákonom určená.
Prečítajte si tiež: Tipy pre gurmánov na cestách
Druhy cestovných náhrad
Zamestnancom prináležia nasledovné druhy cestovných náhrad:
- Náhrada cestovných výdavkov: Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi preukázané cestovné výdavky (cestovné lístky na verejnú dopravu, letenky, cestovné za taxík).
- Náhrada za použitie vlastného motorového vozidla: Ak zamestnanec použije na pracovnej ceste vlastné vozidlo, má nárok na náhradu za spotrebované pohonné látky a základnú náhradu za každý kilometer jazdy.
- Náhrada za použitie vozidla zaradeného do obchodného majetku: Možnosť uplatnenia výdavkov na pohonné látky (kniha jázd, GPS sledovanie, paušálne výdavky).
- Náhrada ubytovacích výdavkov: Zamestnávateľ je povinný uhradiť zamestnancovi preukázané výdavky za ubytovanie (hotelový účet).
- Náhrada iných preukázaných výdavkov: Poplatky za parkovanie, diaľničné poplatky, vstupné na služobné podujatia, poplatky za telefónne hovory.
- Poistenie liečebných nákladov: Ak zamestnávateľ vysiela zamestnanca na pracovnú cestu do zahraničia, je povinný mu zabezpečiť poistenie liečebných nákladov.
- Náhrada za cesty na návštevu rodiny: Zamestnanec vyslaný na dlhodobú pracovnú cestu má za splnenia určitých podmienok nárok na náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny.
Stravné pri zahraničných pracovných cestách
Pri zahraničných pracovných cestách si podnikatelia aj zamestnanci môžu uplatniť výdavky na stravovanie za každý kalendárny deň pracovnej cesty. Výška stravného v eurách alebo v cudzej mene je stanovená v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky. Základné sadzby stravného v cudzej mene ustanovuje Ministerstvo financií SR vždy za kalendárny rok.
Ak má fyzická osoba na tuzemskej alebo zahraničnej pracovnej ceste preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie v plnom rozsahu, nárok na uplatnenie výdavkov na stravovanie nemá. Pri čiastočnom zabezpečení bezplatného stravovania sa výdavky na stravovanie krátia. Za bezplatne zabezpečené jedlo sa považuje hlavné jedlo, na ktoré fyzická osoba nemusí doplácať.
Daňová uznateľnosť stravného
Výdavky na stravovanie podnikateľov sú obmedzené rozsahom a výškou podľa zákona o cestovných náhradách. Výdavky na stravovanie zamestnancov sú taktiež obmedzené rozsahom a výškou podľa zákona o cestovných náhradách.
Ubytovanie a cestovné dopravnými prostriedkami
Podnikatelia a zamestnanci si môžu uplatniť výdavky na ubytovanie vo výške náhrady preukázaných výdavkov za ubytovanie. Výdavky je potrebné preukázať dokladom o zaplatení z ubytovacieho zariadenia.
Prečítajte si tiež: Mrkva a jej vplyv na zdravie
Výdavky na cestovné dopravnými prostriedkami (vlak, autobus, MHD, taxi, lietadlo, loď) si možno uplatniť vo výške náhrady preukázaných cestovných výdavkov.
Vedľajšie výdavky
Za nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v inom mieste vykonávania činnosti sa považujú výdavky, ktoré majú charakter potrebných vedľajších výdavkov (napr. výdavky na úschovu batožiny, letiskový poplatok, diaľničný poplatok, poplatky za parkovanie). Za nevyhnutné výdavky nemožno považovať výdavky osobného charakteru, výdavky na občerstvenie, výdavky na opravu a údržbu vozidla, úhradu pokút za dopravné priestupky.
Vreckové
Zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % nároku na stravné podľa zákona o cestovných náhradách. Vreckové nie je zákonným nárokom zamestnanca.
Použitie vlastného motorového vozidla
Podnikateľ môže v súvislosti s používaním vlastného osobného motorového vozidla nezaradeného do obchodného majetku na pracovné cesty uplatniť do daňových výdavkov základnú náhradu a náhradu za spotrebované pohonné látky.
Pri dohode zamestnávateľa a zamestnanca o použití cestného motorového vozidla pri pracovnej ceste zákon o cestovných náhradách stanovuje písomnú formu dohody. V dohode môže zamestnávateľ stanoviť zákonom stanovené podmienky pracovnej cesty aj osobitné podmienky.
Prečítajte si tiež: Sladké jedlá pre deti
Reprezentačné výdavky vs. daňovo uznateľné náklady
Je dôležité rozlišovať medzi reprezentačnými výdavkami a daňovo uznateľnými nákladmi. Výdavky na reprezentáciu (pohostenie, dary, výdavky spojené s návštevou obchodného partnera) nie sú daňovo uznateľné.
DPH a reprezentačné výdavky
Platiteľ nemôže odpočítať daň pri kúpe tovarov a služieb na účely pohostenia a zábavy. Ak je na reprezentáciu použitý materiál, pri ktorého kúpe bola DPH odpočítaná, bezodplatné poskytnutie sa bude považovať za dodanie tovaru za protihodnotu a bude podliehať daňovej povinnosti.
Príklady a špecifické prípady
- Káva, obed a alkohol: Vo všeobecnosti ide o výdavky na reprezentáciu a sú nedaňové. Živnostník si môže uplatniť stravné maximálne v rozsahu a vo výške ustanovenej na kalendárny deň pre časové pásmo 5 až 12 hodín.
- Pracovné cesty: Rozhodujúcim kritériom pre daňovú uznateľnosť je schopnosť preukázania skutočnej pracovnej cesty.
- Pobyt obchodného partnera: Výdavky za hotelový účet obchodného partnera sa nepovažujú za daňový výdavok.
- Lobbing: Pri formulácii "náklady lobbingu" na faktúre treba čo najpresnejšie opísať, čoho sa týkali a podporiť to dôkazmi.
- Čistiace služby: Výdavky za čistiace služby sú daňovo uznateľné.
- Bezpečnostné služby: Daňová kontrola bude skúmať presné dôvody a účel platieb za ochranu.
- Klimatizácia: Investícia do klimatizácie môže mať charakter daňového výdavku.
Stravovanie zamestnancov a zmeny v legislatíve
Zákonník práce ukladá zamestnávateľom povinnosť zabezpečiť stravovanie zamestnancom. Existujú rôzne formy zabezpečenia stravovania (vlastná jedáleň, cudzia jedáleň, stravovacia poukážka, finančný príspevok).
Príspevok zamestnávateľa na stravovanie je účtovným nákladom firmy. Štedrá firma môže svojim ľuďom prispievať na stravné v plnej miere, ale všetko, čo prispejú navyše nad limity Zákonníka práce, nie je daňovým výdavkom.