Podnikateľské i nepodnikateľské subjekty vysielajú svojich zamestnancov na pracovné cesty, a to nielen v tuzemsku, ale aj do zahraničia. V súvislosti s pracovnými cestami vznikajú zamestnávateľom a zamestnancom rôzne výdavky, najmä na dopravu, ubytovanie, stravovanie a iné s tým spojené náklady. Pre vysielanie zamestnancov na pracovné cesty, uhrádzanie a zúčtovanie výdavkov platia zákonom stanovené pravidlá. Tento článok poskytuje komplexný prehľad o podmienkach stravného pri zahraničných pracovných cestách na Slovensku.
I. Právna úprava a základné pojmy
Základnou právnou normou pre poskytovanie cestovných náhrad je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov. Tento zákon upravuje poskytovanie náhrad zamestnancom v pracovnom pomere alebo v obdobnom pracovnom vzťahu. Pre poskytovanie cestovných náhrad nie je rozhodujúce, či je pracovný pomer uzatvorený na neurčitý čas, na dobu určitú, na kratší pracovný čas alebo či ide o domáckeho zamestnanca. Z okruhu osôb sú vylúčené služobné pomery.
Kto má nárok na cestovné náhrady?
- Zamestnanci v pracovnom pomere: Fyzické osoby vykonávajúce závislú prácu pre zamestnávateľa.
- Členovia štatutárnych orgánov: V akciovej spoločnosti členovia predstavenstva a dozornej rady, v spoločnosti s ručením obmedzeným konatelia a členovia dozornej rady - majú nárok na cestovné náhrady ako osoby vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby, ak nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ich odmeny za výkon funkcie sú príjmami zo závislej činnosti.
- Spoločníci spoločnosti s ručením obmedzeným: Ak nemajú uzatvorený pracovnoprávny vzťah, ich príjmy za prácu v spoločnosti sú príjmami zo závislej činnosti a majú nárok na cestovné náhrady, pretože podľa zákona o dani z príjmov sú považovaní za zamestnancov a podľa zákona o cestovných náhradách za osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis.
- Študenti: Ak vykonávajú práce na základe dohody o brigádnickej práci študentov, ich príjmy patria medzi príjmy zo závislej činnosti a podmienkou nároku na cestovné náhrady je, aby sa so zamestnávateľom písomne v dohode dohodli na poskytovaní cestovných náhrad, a to oddelene od dohodnutej odmeny za výkon práce.
Kto je zamestnávateľ?
Zamestnávateľom je právnická alebo fyzická osoba, ktorá zamestnáva aspoň jednu fyzickú osobu v pracovnoprávnom alebo obdobnom pracovnom vzťahu.
Čo je pracovná cesta?
Pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.
Podmienky vyslania na pracovnú cestu:
Zamestnávateľ môže vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca len so súhlasom zamestnanca. Súhlas zamestnanca nie je potrebný, ak výkon práce vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce. Trvanie pracovnej cesty nie je Zákonníkom práce obmedzené, pracovná cesta trvá nevyhnutne potrebné obdobie.
Prečítajte si tiež: Mäso, zelenina a chudnutie
Pravidelné pracovisko:
Pravidelné pracovisko je miesto písomne dohodnuté so zamestnancom. Ak také miesto dohodnuté nie je, pravidelným pracoviskom je miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohode o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. Ak ide o zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z povahy povolania, napr. servisný technik, má dohodnuté pravidelné pracovisko miesto trvalého pobytu.
Zákon o cestovných náhradách ustanovuje všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad. Stanovenie presných pravidiel a zásad pri poskytovaní cestovných náhrad u konkrétneho zamestnávateľa je potrebné upraviť v internej smernici tak, aby boli záväzné pre všetkých zamestnancov.
Zahraničná pracovná cesta:
Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí, a to do skončenia tejto cesty.
Miesto nástupu na pracovnú cestu:
Miesto nástupu na pracovnú cestu je pri nástupe na zahraničnú pracovnú cestu na území Slovenskej republiky obvykle miesto pravidelného pracoviska alebo miesto výkonu práce. Za miesto nástupu na pracovnú cestu sa môže určiť aj iné miesto, napr. bydlisko zamestnanca, mesto alebo obec, kde sa zamestnanec pred nástupom na pracovnú cestu zdržiava. Keďže zahraničná pracovná cesta nemusí začať na území SR, miestom nástupu môže byť iné miesto v zahraničí (napr. miesto výkonu práce, určené konkrétnym miestom.
Čas trvania pracovnej cesty:
Čas trvania je stanovený dňom a hodinou nástupu na pracovnú cestu a predpokladaným dňom, prípadne aj hodinou skončenia pracovnej cesty. Čas trvania pracovnej cesty má význam pre posúdenie nároku na cestovné náhrady, čas nástupu na pracovnú cestu nemusí byť zhodný so začiatkom pracovného času. Čas strávený na pracovnej ceste v rámci pracovného času výkonom práce alebo inak ako plnením pracovných úloh (napr. cestovanie) sa považuje za výkon práce, za ktorý patrí zamestnancovi mzda. Čas strávený na pracovnej ceste po pracovnom čase výkonom práce sa považuje za prácu nadčas, ale strávený inak ako výkonom práce je voľnom, za ktoré zamestnancovi nepatrí mzda ani žiadna náhrada. V prípade, že sa zamestnávateľ rozhodne poskytnúť náhradu napr. ďalšie podmienky pracovnej cesty, napr.
Prečítajte si tiež: Pizza Západ: Kompletný prehľad
II. Vyslanie na pracovnú cestu a cestovný príkaz
Zamestnanec môže vykonať pracovnú cestu len vtedy, ak ho zamestnávateľ vyšle. Zamestnávateľ môže vyslať na pracovnú cestu zamestnanca len s jeho súhlasom. Obvykle sa to robí vystavením cestovného príkazu pred nástupom na pracovnú cestu. Cestovný príkaz by mal obsahovať všetky náležitosti účtovného dokladu a údaje vyplývajúce zo zákona o cestovných náhradách. Záväzný formulár cestovného príkazu právnym predpisom stanovený nie je.
Náležitosti cestovného príkazu:
- Miesto nástupu na pracovnú cestu
- Čas trvania pracovnej cesty
- Účel pracovnej cesty
- Spôsob dopravy
- Ďalšie podmienky pracovnej cesty
O povolení pracovnej cesty rozhodujú zodpovední zamestnanci alebo zamestnávateľ osobne. Vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu a určenie jej podmienok sa v praxi realizuje vystavením cestovného príkazu. Záväzný formulár cestovného príkazu určený nie je. Pre viacerých zamestnancov - použitím tzv. hromadného cestovného príkazu.
Zamestnávateľ je povinný určiť podmienky pracovnej cesty pri každej pracovnej ceste. Zamestnanec je viazaný na určené podmienky a nemôže ich svojvoľne zmeniť. Je vhodné, aby podmienky pracovnej cesty boli určené čo najpodrobnejšie. V prípade nepredvídaných okolností na pracovnej ceste musí zamestnávateľ zmeny dohodnutých podmienok dodatočne schváliť. Pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu dohodnúť aj na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca. Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu písomne dohodnúť aj na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky.
Doprava:
Pri poskytovaní cestovných výdavkov je potrebné vychádzať zo spôsobu a druhu dopravy určených pred vyslaním na pracovnú cestu. Ak zamestnávateľ spôsob a druh dopravy neurčil a ponechal výber na zamestnanca, zamestnancovi patria cestovné výdavky v preukázanej výške.
Ubytovanie:
Pri poskytovaní výdavkov za ubytovanie je potrebné vychádzať z podmienok, ktoré určil zamestnávateľ. Ak má zamestnanec poskytnuté bezplatné ubytovanie, náhrada za ubytovanie mu nepatrí. Ak zamestnanec nemá zabezpečené bezplatné ubytovanie, spôsob ubytovania mu môže určiť zamestnávateľ, napr. hotel určitej kategórie, ubytovňa, penzión. Zákon neumožňuje poskytovanie výdavkov za ubytovanie bez predloženia dokladu o ubytovaní, t. j. k zúčtovaniu náhrad za ubytovanie je vždy potrebné doložiť doklad o zaplatení z ubytovacieho zariadenia. V prípade straty alebo zničenia dokladu je potrebné požiadať o vystavenie kópie dokladu.
Prečítajte si tiež: Mäso v každodennej strave: Ako to ovplyvňuje vaše zdravie.
III. Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste sa poskytuje za každý kalendárny deň trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky v závislosti od času trvania v tomto dni. Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné bez ohľadu na dĺžku jej trvania. Pri zahraničnej pracovnej ceste nie je ustanovená dolná časová hranica pre vznik nároku na stravné , tak ako pri tuzemskej pracovnej ceste. Ak v rámci jedného kalendárneho dňa zamestnanec vykoná niekoľko zahraničných pracovných ciest, nárok na stravné sa posudzuje za každú pracovnú cestu samostatne.
Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné v eurách alebo v cudzej mene bez ohľadu na dĺžku jej trvania. Zamestnávateľ poskytne preddavok zamestnancovi v mene krajiny, do ktorej je zamestnanec vyslaný. Ak zamestnanec cestuje na pracovnú cestu do Českej republiky, zamestnávateľ je povinný poskytnúť mu preddavok v českých korunách. Okrem preddavku v hotovosti, môže zamestnávateľ využiť aj iné spôsoby poskytnutia preddavku, ako je napr. platobná karta. Pri prepočte nároku na stravné v zahraničnej mene sa zamestnávateľ riadi podľa § 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách. V prípade, ak zamestnanec požaduje, aby mu bolo vyúčtované stravné v eurách, pri prepočte z CZK na eurá sa použije referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo NBS, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala.
Časové pásma a výška stravného:
Výška stravného závisí od času trvania zahraničnej pracovnej cesty v kalendárnom dni:
- Do 6 hodín vrátane: 25 % zo základnej sadzby stravného
- Nad 6 hodín až 12 hodín: 50 % zo základnej sadzby stravného
- Nad 12 hodín až 18 hodín: 75 % zo základnej sadzby stravného
- Nad 18 hodín: 100 % zo základnej sadzby stravného
Ak zamestnanec strávi v kalendárnom dni rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, zamestnávateľ poskytne stravné v eurách alebo v cudzej mene, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie. Zamestnávateľ pri poskytovaní stravného v eurách alebo v cudzej mene musí dodržať zásadu, že v rámci kalendárneho dňa a zahraničnej pracovnej cesty musí poskytnúť zamestnancovi stravné v eurách alebo v cudzej mene len vo výške podľa konkrétneho časového pásma, t. j. bez ohľadu na to, v ktorých krajinách sa zdržiaval.
Za čas prechodu hraníc medzi jednotlivými krajinami na účely poskytovania stravného v eurách alebo v cudzej mene sa považuje reálny čas prechodu, ktorý je zamestnanec povinný vo vyúčtovaní náhrad uviesť. Za čas prechodu hraníc medzi jednotlivými krajinami na účely poskytovania stravného v eurách alebo v cudzej mene sa považuje čas odletu lietadla podľa letového poriadku z jednej krajiny do druhej za dodržania rozhodných časov.
Možnosti úpravy podmienok poskytovania stravného:
Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť aj na iných podmienkach poskytovania stravného oproti zákonnej úprave (napr. podrobnejšie členiť časové pásma trvania zahraničnej pracovnej cesty a stanovenie stravného v novovymedzených časových pásmach, spočítať čas trvania viacerých zahraničných pracovných ciest v rámci kalendárneho dňa, určiť vzdialenostné okruhy výkonu práce na zahraničnej pracovnej ceste a pod.); za iné podmienky nemožno považovať prípad, že zamestnávateľ nebude napr. poskytovať nižšie sumy stravného oproti zákonom garantovanej sume, najviac však o 5 %. Dohoda medzi zamestnancom a zamestnávateľom musí byť obsiahnutá v pracovnej zmluve, v dohode o vykonaní práce, v dohode o pracovnej činnosti alebo v dohode o brigádnickej práci študentov.
Krátenie stravného pri bezplatnom stravovaní:
Zamestnávateľ stravné zamestnancovi neposkytuje, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste bezplatné stravovanie v celom rozsahu. Zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu znamená zabezpečenie troch hlavných jedál počas zahraničnej pracovnej cesty a kalendárneho dňa, čo znamená raňajky, obed a večera.
Zamestnávateľ nárokové stravné zamestnancovi kráti, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste čiastočné bezplatné stravovanie (napr. zabezpečenie len obeda, len večere, raňajok a obeda a pod.). Za čiastočne zabezpečené bezplatné stravovanie sa nepovažuje poskytnutie obvyklého pohostenia (káva, obložený chlebík, obložená žemľa, minerálna voda a pod.) z dôvodu, že stravné slúži zamestnancovi na zabezpečenie si teplého jedla. Stravné sa kráti o vypočítanú nominálnu hodnotu, ktorá sa vypočíta zo stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.
- Za bezplatne zabezpečené raňajky o 25 %.
- Za bezplatne zabezpečený obed o 40 %.
- Za bezplatne zabezpečenú večeru o 35 %.
Ak má zamestnanec so zamestnávateľom dohodnuté iné podmienky poskytovania stravného, nominálna hodnota krátenia za raňajky, obed a večeru sa vypočíta z najvyššie dohodnutej sumy stravného medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
Zamestnancovi sa stravné v prípade bezplatne zabezpečeného jedla nekráti, ak zamestnanec stravovanie nemohol využiť z nejakých vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré nezavinil (napr. skorší odlet lietadla, plnenie úloh zamestnávateľa v čase podávania bezplatného stravovania a pod). Ak zamestnanec z dôvodov, ktoré nezavinil zabezpečené jedlo, resp. poskytnuté raňajky nemohol prevziať, má právo tieto dôvody uviesť vo vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty a oprávnený zamestnanec zamestnávateľa tento aspekt posúdi.
IV. Ďalšie náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste
Okrem stravného má zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste nárok aj na:
- Náhradu preukázaných cestovných výdavkov
- Náhradu preukázaných výdavkov za ubytovanie
- Náhradu potrebných vedľajších výdavkov
- Náhradu výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí
- Náhradu výdavkov na povinné alebo odporúčané očkovanie
- Náhradu za cesty na návštevu rodiny (za určitých podmienok)
Cestovné výdavky: Sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré vynaložil v súvislosti s uskutočnenou zahraničnou pracovnou cestou na dopravu, t. j. výdavky na cestovné lístky, letenky, ležadlá, lôžka, taxi, miestnu pravidelnú verejnú dopravu.
Výdavky na ubytovanie: Sú preukázané výdavky zamestnanca, ktoré v čase trvania zahraničnej pracovnej cesty vynaložil na ubytovanie.
Potrebné vedľajšie výdavky: Sú všetky preukázané ostatné výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s plnením úloh na zahraničnej pracovnej ceste alebo v súvislosti s podmienkami zahraničnej pracovnej cesty.