Tento článok poskytuje komplexný prehľad o používaní pokladnice e-kasa klient na Slovensku, jej definícii, povinnostiach s ňou spojených a výnimkách z týchto povinností. Cieľom je zrozumiteľne vysvetliť terminológiu a postupy pre podnikateľov, ktorí predávajú tovar alebo poskytujú služby a prijímajú tržby v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť.
Úvod do problematiky e-kasa
Všeobecné informácie k používaniu pokladnice e-kasa klient, ktorou sa rozumie on-line registračná pokladnica (ORP) a virtuálna registračná pokladnica (VRP), upravuje zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady č. 511/1992 Zb.
Kto má povinnosť používať ORP/VRP?
Používanie ORP/VRP sa vzťahuje na každú fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá na základe oprávnenia na podnikanie predáva tovar alebo poskytuje vymedzené služby (uvedené v prílohe č. Podnikateľ, ktorý nemá povinnosť používať na evidenciu tržieb ORP/VRP, nebude postupovať v rozpore so zákonom o ERP, ak sa na báze dobrovoľnosti rozhodne ORP/VRP používať, rovnako môže na báze dobrovoľnosti používať aj elektronickú registračnú pokladnicu.
Príklady povinnosti používať ORP/VRP
- Príklad 1: Fyzická osoba podnikateľ predáva oblečenie (tovar) na základe oprávnenia na podnikanie a prijíma tržby v hotovosti. V tomto prípade je podnikateľ povinný používať ORP/VRP.
- Príklad 2: Slovenský podnikateľ prijme tržbu v hotovosti z predaja tovaru v zahraničí. Keďže platba nie je prijatá na území SR, nie je povinný prijatú hotovosť zaevidovať v ORP/VRP. To isté platí aj v prípade úhrady faktúry v hotovosti prijatej v zahraničí.
Kto je považovaný za podnikateľa?
Jednou z podmienok pre povinnosť používať ORP/VRP je podnikateľská činnosť vykonávaná podľa § 2 ods. Podnikateľom podľa § 2 ods. fyzická osoba, ktorá vykonáva poľnohospodársku výrobu a je zapísaná do evidencie podľa zákona č. 105/1990 Zb. o súkromnom podnikaní občanov v znení neskorších predpisov. Povinnosť fyzickej osoby pri vykonávaní určitej činnosti zriadiť živnosť vyplýva z ustanovení zákona č. 455/1991 Zb.
Čo nie je živnosť?
Podľa § 3 ods. 4 živnostenského zákona živnosťou, okrem iných, nie je predaj nespracovaných alebo spracovaných rastlinných a živočíšnych výrobkov z vlastnej drobnej pestovateľskej a chovateľskej činnosti fyzickými osobami a predaj lesných plodín. Na predaj ovocia, zeleniny a kvetov, ktoré sa predávajú na prenajatom mieste na trhovisku alebo v tržnici, ak doba prenájmu je dlhšia ako 30 dní v kalendárnom roku, alebo v pojazdnej predajni, prípadne iným ambulantným spôsobom, ak sa predaj uskutočňuje viac ako 30 dní v kalendárnom roku, vzťahuje sa osobitný zákon, ktorým je zákon č. 105/1990 Zb. o súkromnom podnikaní občanov v znení neskorších prepisov.
Prečítajte si tiež: Recept na kukuričnú kašu
Príklady predaja bez povinnosti ORP/VRP
- Príklad 1: Fyzická osoba, ktorá nemá oprávnenie na podnikanie, vlastnoručne vyrába vo voľnom čase drevené predmety (varešky, vázy, misy, hračky, …). Ak predaj vlastnoručne vyrobeného tovaru nie je živnosťou a túto činnosť fyzická osoba vykonáva na základe zákona č. 618/2003 Z. z. o autorskom práve a právach súvisiacich s autorským právom (autorský zákon) v znení neskorších predpisov, povinnosť evidovať prijaté tržby v hotovosti v ORP/VRP z predaja týchto predmetov fyzickej osobe nevzniká. V uvedenom prípade, vzniká povinnosť k tržbe prijatej v hotovosti zákazníkovi vydať doklad (napr. príjmový pokladničný doklad) a to v nadväznosti zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov (§ 16 ods.
- Príklad 2: SHR podniká v obore chovu dobytku a na trhoch plánuje predávať svoje výrobky (syry, oštiepky ako aj slaninu, škvarky a podobne). Vzhľadom na to, že fyzická osoba je zapísaná do evidencie SHR v zmysle zákona č. 105/1991 Zb. o súkromnom podnikaní občanov v znení neskorších predpisov (vydané osvedčenie príslušným orgánom), táto fyzická osoba sa považuje za podnikateľa v zmysle § 2 ods.
Definícia tržby a predajného miesta
Tržbou je platba prijatá z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom mieste v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť, najmä elektronickými platobnými prostriedkami alebo poukážkou oprávňujúcou na nákup tovaru alebo poskytnutie služby, okrem platby prijatej bezhotovostne prevodom na účet podnikateľa; tržbou je aj platba prijatá ako preddavok.
Príklad tržby
Platba prijatá prostredníctvom platobnej karty cez platobný terminál na predajnom mieste z predaja tovaru sa na účely zákona o ERP považuje za tržbu nahrádzajúcu hotovosť.
Definícia predajného miesta
Predajným miestom je miesto, kde sa prijíma tržba. Z definície pojmu "predajné miesto" vyplýva, že ide o akékoľvek miesto na území SR, v rámci ktorého podnikateľ za predaj tovaru alebo za poskytnutie vymedzenej služby prijíma tržbu v hotovosti.
Príklady predajného miesta
- Fyzická osoba podnikateľ predáva tovar na viacerých trhových miestach v rámci celej SR.
- Podnikateľ, ktorý predáva tovar prostredníctvom internetu, niekoľkokrát v roku objednaný tovar dodá zákazníkovi osobne a prijme za tovar tržbu v hotovosti.
Definícia tovaru a služieb
Tovarom sú výrobky ako predmet kúpy a predaja určené na uspokojenie potrieb človeka.
Príklad predaja tovaru
Podnikateľ, u ktorého predmetom podnikateľskej činnosti je predaj textilného tovaru, sa rozhodne predať starý počítač zaradený v obchodnom majetku, ktorý využíval pre svoje podnikanie. Vzhľadom na to, že predaj hnuteľného alebo nehnuteľného majetku nie je predmetom podnikateľskej činnosti podnikateľa, z uvedeného dôvodu podnikateľovi nevzniká povinnosť tržbu prijatú v hotovosti z predaja počítača evidovať v ORP/VRP.
Prečítajte si tiež: Pohánková ryžová kaša
Službou je služba označená v Štatistickej klasifikácii ekonomických činností (ŠKEČ), ktorá je uvedená v prílohe č.
Príklady služieb podliehajúcich evidencii v ORP/VRP
- Oprava spotrebnej elektroniky, podľa ŠKEČ zaradená pod kódom 95.21.
- Oprava a údržba motorových vozidiel, ktorá je podľa ŠKEČ zaradená pod kódom 45.20.
Príklady služieb nepodliehajúcich evidencii v ORP/VRP
- Oprava vykurovacích systémov (ŠKEČ kód 43.22).
- Prenájom nehnuteľností (ŠKEČ kód 68.20).
- Upratovacie práce, administratívne činnosti, vykonávanie mimoškolskej vzdelávacej činnosti, poskytovanie krátkodobej pomoci pri opatere detí a starších osôb, odťahovacia služba motorových vozidiel, nákladná cestná doprava, stavebné činnosti.
Výnimky z povinnosti evidencie tržieb v ORP/VRP
Zákon o ERP vymedzuje aj výnimky, pri splnení ktorých podnikateľ nemá povinnosť tržby evidovať v ORP/VRP, a to ani v prípade, ak tieto budú prijímané v hotovosti alebo iným platobným prostriedkom nahrádzajúcim hotovosť. Podnikateľ, na ktorého sa vzťahuje jedna z uvedených výnimiek, nemá povinnosť tržby prijaté v hotovosti evidovať v ORP/VRP, je však povinný vyhotoviť k prijatej hotovosti doklad (príjmový doklad) podľa zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov, resp. zákona o účtovníctve. Zároveň podnikateľ, na ktorého sa vzťahuje výnimka povinnosti evidovať tržbu, je povinný na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je podľa zákona o ERP povinný používať pokladnicu e-kasa klient tak, aby toto oznámenie bolo pre kupujúceho jednoznačné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné.
Príklady výnimiek
- Príklad 1: Podnikateľ je držiteľom preukazu ŤZP a poskytuje masérske služby. Aj keď v prípade poskytovania masérskej služby ide o službu uvedenú v prílohe č. 1 zákona o ERP (96.04 Služby týkajúce sa telesnej pohody), ktorá podlieha povinnosti evidencie tržieb v hotovosti alebo iným platobným prostriedkom nahrádzajúcim hotovosť v ORP/VRP, na podnikateľa s ŤZP sa nevzťahuje povinnosť používať ORP/VRP. Dôvodom je, že masérska služba je poskytnutá podnikateľom s ŤZP. Ako potvrdenie postačuje preukaz ŤZP alebo osvedčená fotokópia, ktoré preukáže na predajnom mieste.
- Príklad 2: Podnikateľ predáva živé zvieratá, okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva, exotických zvierat, hadov, škrečkov, morčiat a iných hlodavcov. Podľa zákona o ERP povinnosť evidovať tržbu v ORP/VRP sa nevzťahuje na predaj živých zvierat, okrem vyššie uvedených.
Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice (KP)
V prípade ORP/VRP za účelom pridelenia kódu pokladnice (KP), je podnikateľ povinný požiadať ktorýkoľvek daňový úrad (DÚ) žiadosťou o pridelenie tohto kódu. Podnikateľ požiada o pridelenie ORP/VRP elektronicky. Žiadosť o pridelenie kódu VRP je možné podať prostredníctvom štruktúrovaného elektronického formulára "Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient" v osobnej internetovej zóne v časti "Katalóg formulárov". Po overení údajov uvedených v žiadosti, daňový úrad pridelí KP ako aj prihlasovacie údaje (Login a Heslo) potrebné pre vstup do aplikácie VRP. Pre používanie ORP je možné podať štruktúrovaný formulár „Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient“ z osobnej internetovej zóny v časti „Katalóg formulárov“. Požadované údaje v žiadosti je potrebné vypísať a následne žiadosť odoslať na daňový úrad. Po overení údajov uvedených v žiadosti, daňový úrad pridelí KP a v e-kasa zóne sprístupní inicializačný balíček, ktorý je potrebné stiahnuť a nahrať do ORP.
Evidenčný list pre fyzickú osobu - podnikateľa
Fyzická osoba, ktorá podáva žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient (resp. zástupca za fyzickú osobu na základe udeleného plnomocenstva predloženého správcovi dane), a ktorá nie je u správcu dane registrovaná a nebolo jej pridelení daňové identifikačné číslo (DIČ), je povinná predložiť správcovi dane spolu so žiadosťou o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient aj „Evidenčný list pre fyzickú osobu - podnikateľa v rámci pridelenia kódu pokladnice e-kasa klient“.
Prerušenie prevádzky VRP/ORP
Pri prerušení prevádzky VRP sa vyhotovujú paragóny v dvoch vyhotoveniach, pričom originál paragónu bez zbytočného odkladu po prijatí platby alebo vrátení platby (za vrátený tovar alebo poskytnutú službu pri jej reklamácii) odovzdá kupujúcemu a kópiu si ponechá. Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia. Paragón obsahuje rovnaké údaje ako pokladničný doklad okrem QR kódu, pričom ako kód pokladnice e-kasa klient podnikateľ uvedie kód pokladnice e-kasa klient, ktorej prevádzka je prerušená. Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať vo VRP, ktorej prevádzka bola prerušená, a to najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka VRP obnovená. Obnovu prevádzky koncového zariadenia je podnikateľ povinný zabezpečiť do 48 hod. od vzniku poruchy.
Prečítajte si tiež: Všestranné využitie polenty
Postup pri prerušení prevádzky ORP
V prípade prerušenia prevádzky ORP sa postupuje obdobne ako pri VRP. Vyhotovujú sa paragóny v dvoch vyhotoveniach, pričom originál paragónu bez zbytočného odkladu po prijatí platby alebo vrátení platby (za vrátený tovar alebo poskytnutú službu pri jej reklamácii) odovzdá kupujúcemu a kópiu si ponechá. Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia. Paragón obsahuje rovnaké údaje ako pokladničný doklad okrem QR kódu, pričom ako kód pokladnice e-kasa klient podnikateľ uvedie kód pokladnice e-kasa klient, ktorej prevádzka je prerušená. Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať v ORP, ktorej prevádzka bola prerušená, a to najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka ORP obnovená. V prípade poruchy ORP alebo koncového zariadenia je podnikateľ povinný do 48 hod.
Ukončenie používania VRP/ORP
Podnikateľ, ktorý ukončí používanie VRP/ORP, je povinný túto skutočnosť oznámiť elektronicky ktorémukoľvek DÚ najneskôr do troch pracovných dní od ukončenia používania VRP/ORP, prostredníctvom formulára "Oznámenie o ukončení používania pokladnice e-kasa klient".
Obmedzenie platieb v hotovosti a e-kasa
Zákon č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti upravuje situácie, kedy je platba v hotovosti obmedzená.
Príklady platieb a ich evidencia v ORP/VRP
- Príklad 1: Podnikateľ predal tovar fyzickej osobe (právnickej osobe), ktorého cena je do 5000 eur. Platba bola prijatá v hotovosti. V tomto prípade je podnikateľ povinný platbu zaevidovať v ORP/VRP.
- Príklad 2: Podnikateľ predal tovar fyzickej osobe (právnickej osobe), ktorého cena je do 5000 eur.
- Príklad 3: Podnikateľ predal tovar bez vyhotovenej faktúry fyzickej osobe - podnikateľovi ako aj fyzickej osobe - nepodnikateľovi, ktorého cena je nad 5000 eur. Platba bola prijatá prostredníctvom platobnej karty. Podnikateľ v zmysle zákona o ERP je povinný platbu prijatú platobnou kartou zaevidovať v ORP/VRP (platbu platobnou kartou sa na účely zákona o ERP považuje za tržbu prijatú v hotovosti). Nakoľko ide o predaj tovaru bez vyhotovenej faktúry a platba bude prijatá prostredníctvom platobnej karty, podnikateľ vydá pokladničný doklad podľa § 8 ods.
- Príklad 4: Podnikateľ predal tovar na základe vyhotovenej faktúry fyzickej osobe - podnikateľovi ako aj fyzickej osobe - nepodnikateľovi, ktorého cena je nad 5000 eur. Vzhľadom na formu úhrady prostredníctvom platobnej karty ani v tomto prípade nedošlo k porušeniu ustanovení zákona o obmedzení platieb v hotovosti. Podnikateľ v zmysle zákona o ERP je však povinný platbu prijatú platobnou kartou zaevidovať v ORP/VRP a vydať pokladničný doklad podľa § 8 ods. 2 cit.
- Príklad 5: Podnikateľ poskytol službu podliehajúcu povinnosti evidencie v ORP/VRP na základe vyhotovenej faktúry fyzickej osobe - podnikateľovi ako aj fyzickej osobe - nepodnikateľovi, ktorej cena je nad 5000 eur.
- Príklad 6: Podnikateľ prijal preddavok (zálohu) vo výške 3000 eur na dodanie tovaru, ktorého celková cena vykázaná na faktúre je 4500 eur. Prijatý preddavok vo výške 3000 eur uhradený platobnou kartou je podnikateľ povinný zaevidovať v ORP/VRP. Podnikateľ je povinný vydať pokladničný doklad v zmysle § 8 ods.
- Príklad 7: Podnikateľ predal viac druhov tovaru na základe vyhotovenej faktúry fyzickej osobe - podnikateľovi ako aj fyzickej osobe - nepodnikateľovi. Celková cena za všetky predávané druhy tovarov uvedená vo faktúre…
Riešenia pre e-kasa
Existuje množstvo riešení pre e-kasa, ktoré sú v súlade s novou legislatívou. Napríklad, pokladničné riešenie s profesionálnou Android aplikáciou FiskalPRO Mobile je vhodné pre mobilné aj pevné prevádzky, predaj tovaru, služieb aj gastro segment. Uchytenie tabletu a platobného terminálu s fiškálnou tlačiarňou v kompaktnom, masívnom a stabilnom LUMP stojane. Cloud FiskalPRO je neoddeliteľnou súčasťou nášho riešenia, vďaka ktorému máte kedykoľvek online prehľad o vašej prevádzke a to z akéhokoľvek zariadenia bez ohľadu na jeho platformu. Stačí vám len internetový prehliadač.
Príklady pokladničných systémov a tlačiarní
- Bowa Bixolon SRP-350 II / ON-LINE RP eKasa, CHDU 8 GB, bez zák. zákaznícky displej (ON-LINE RP nemusí mať podľa zákona č.289/2008 Z.z. zákaznícky displej).
- Kompaktná tlačiareň ExVAN N80II Bluetooth+USB s rýchlosťou tlače 160 mm/s.
- POS zariadenie ELCOM Cubee s 15 palcovým rezistívnym displejom a možnosťou pripojenia externých zariadení.
- PC ExVAN Standard - dotykový All-in One počítač s 15,6 palcovým dotykovým monitorom.
- Platobný terminál INGENICO IPP350 (bez tlačiarne).
Softvérové riešenia pre e-kasa
- Pokladnica OBERON - modul systému OBERON prepojený na sklad a účtovníctvo.
- MRP-K/S - Účtovný systém 3 - ucelený účtovno-informačný systém pre firmy a podnikateľov.