V súčasnosti je zavedenie on-line pokladníc, známych ako e-kasa, aktuálnou témou pre podnikateľov na Slovensku. Povinnosť používať on-line pokladnice bola ustanovená zákonom č. 368/2018 Z. z. a zákonom č. 9/2019 Z. z., ktorým sa opäť mení a dopĺňa zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice. Tento článok vám poskytne rozsiahly prehľad o podmienkach používania e-kasa virtuálnej pokladnice (VRP) a on-line registračnej pokladnice (ORP), ako aj o súvisiacich povinnostiach a výnimkách.
Čo je e-kasa a ako funguje?
eKasa alebo ORP (On-line registračná pokladnica) je každá pokladnica, ktorá je napojená na portál Finančnej správy SR a podnikateľ tak môže zaznamenávať svoje tržby a následne ich zasielať na portál FS. Ak chce byť dodávateľ pokladníc napojený na portál FS a predávať certifikované pokladnice, musí splniť požiadavky na ERP a prejsť certifikáciou. Každá eKasa má zabudované CHDÚ alebo chránené dátové úložisko, kde sa uchovávajú všetky transakcie a tržby, ktoré prejdú pokladňou. Zabraňujú tak nekalým praktikám podnikateľov, ktorí zámerne neevidujú svoje tržby.
Zákon definuje pojem e-kasa klient. Ním sa od 1. 1. 2019 rozumie on-line registračná pokladnica a od 1. 4. 2019 aj virtuálna registračná pokladnica. Dosiaľ mali podnikatelia možnosť vybrať si napojenie na systémy finančnej správy v podobe virtuálnej registračnej pokladnice (VRP) dobrovoľne, po schválení novely zákona bude toto pripojenie na Finančnú správu SR už povinné.
Virtuálna registračná pokladnica (VRP)
Virtuálnou registračnou pokladnicou (VRP) je prostredie zriadené Finančným riaditeľstvom SR, ktoré je prístupné pre podnikateľov na internetovej stránke finančného riaditeľstva. VRP2 od 17. októbra 2022 definitívne nahradila doterajšiu aplikáciu Pokladnica. Nová aplikácia disponuje všetkými dôležitými funkciami ako jej predchodkyňa a finančná správa neustále pracuje na ďalších vylepšeniach. Podporuje tlač na termotlačiarňach, skenovanie EAN kódov, prihlasovanie biometriou a obsahuje aj dlaždice najpoužívanejších tovarov a služieb. Aplikácia funguje na operačnom systéme Android 5 a vyššie a tiež cez podporované webové prehliadače. Od 14. marca 2023 je tak dostupná na stiahnutie aj v Apple App Store.
Výhody VRP
- Bezplatná aplikácia: VRP je bezplatnou aplikáciou Finančnej správy a je prijateľnou alternatívou eKasy.
- Mobilita: Je možné ju využívať na mobile či tablete a spolu s eKasa tlačiarňou je tak podnikateľ v súlade so zákonom o používaní ERP.
- Nízke náklady: Nízke náklady na jej obstaranie, pretože ju môžete používať na zariadení, ktoré už vlastníte (mobil, tablet alebo počítač).
- Jednoduché spustenie: Stačí požiadať o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice, zadať identifikačné údaje a PIN kód, a môžete ju začať používať.
Nevýhody VRP
- Nutnosť online pripojenia: Musí byť neustále online.
- Obmedzenia pre väčších podnikateľov: Je vhodná iba pre malých podnikateľov s menším množstvom tovaru.
- Obmedzený počet položiek: Pri používaní VRP je jediným obmedzením počet naimportovaných aktívnych položiek tovarov/služieb - max. 3000.
- Neprepojiteľnosť s externými systémami: Pripojenie informačného systému (IS) VRP na IS tretích strán (podnikateľov) nie je možné. Taktiež spárovanie s POS systémami a skenery čiarových kódov môže byť značne obmedzené.
On-line registračná pokladnica (ORP)
ORP je súbor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska (musia byť certifikované), hardvérových prostriedkov (HW), ktoré zabezpečujú komunikáciu so systémom e-kasa prostredníctvom integračného rozhrania a ďalších prostriedkov, ktoré zabezpečujú plnenie povinností podľa cit. zákona. V prípade ORP môže ísť o pôvodnú elektronickú registračnú pokladnicu (ďalej „ERP“), tzv. fiskálnu elektronickú registračnú pokladnicu (ďalej „ERP“). Pre jej používanie po 1.7.2019 je potrebné zabezpečiť jej on-line pripojenie na finančnú správu.
Prečítajte si tiež: Recept na kukuričnú kašu
Prechod z ERP na ORP
Podnikatelia, ktorí v súčasnosti používajú klasickú elektronickú registračnú pokladnicu, môžu prejsť na používanie virtuálnej registračnej pokladnice ihneď, lebo možnosť používať túto registračnú pokladnicu bola zákonom ustanovená už od 1. 1. Noví podnikatelia, ktorí začnú vykonávať podnikateľskú činnosť na základe oprávnenia na podnikanie, musia už od 1. Podnikatelia, ktorí už v súčasnosti používajú na evidenciu tržieb elektronickú registračnú pokladnicu, môžu prejsť na nový spôsob registrácie virtuálnou registračnou pokladnicou alebo on-line registračnou pokladnicou (ORP) od 1. Povinný prechod na ORP je najneskôr od 1.
Ak spoločnosť bude používať ERP do 30.6.2019, z dôvodu ukončenia jej používania, daňový úrad k 1.7.2019 z úradnej moci zruší DKP. Podnikateľ po 1.7.2019 požiada SO, ale len tú, ktorá je zapísaná v knihe ERP o vykonanie úkonov súvisiacich s ukončením prevádzky ERP. Lehota pre vykonanie úkonov zo strany SO nie je zákonom č. 289/2008 Z. z. ustanovená. Povinnosť predkladať knihu ERP daňovému úradu sa v danom prípade na podnikateľa nevzťahuje. Pri ukončení prevádzky ERP je SO povinná údaje z FP uložiť na dátovom médiu a dátové médium odovzdať podnikateľovi. Zo strany podnikateľa je potrebné dodržať archivovanie FP a dátového média v lehote ustanovenej v § 15 ods. 3 zákona č. 289/2008 Z. z.
Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient
Od polovice marca bude môcť podnikateľ podať žiadosť o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient, v ktorej zároveň môže požiadať o zrušenie starého DKP, ku konkrétnemu dňu. Žiadosť je potrebné podať elektronicky prostredníctvom elektronického formulára, ktorý FR zverejní na svojom webovom sídle. Všetky elektronické formuláre súvisiace s agendou e-kasa, sa podnikateľovi zobrazia v osobnej internetovej zóne v časti „Katalóg formulárov“. Po overení údajov uvedených v žiadosti podnikateľa daňový úrad pridelí kód pokladnice e-kasa klient. V tejto súvislosti bude podnikateľovi do e-kasa zóny doručený aj inicializačný balíček.
Pri ORP FR sprístupní podnikateľovi kód pokladnice e-kasa klient spolu s identifikačnými údajmi podnikateľa a autentifikačnými údajmi ORP v e-kasa zóne podnikateľa. Identifikačnými údajmi ORP sú základné údaje, ktoré je podnikateľ povinný uvádzať na pokladničnom doklade, dokladoch označených slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“, „VKLAD“ alebo „VÝBER“. Podnikateľ má možnosť tieto identifikačné údaje získať v rámci e-kasa zóny podnikateľa. Autentifikačnými údajmi ORP sa rozumie elektronický certifikát (kryptografická informácia), ktorý slúži pre autentifikáciu ORP pri zasielaní dátovej správy do systému e-kasa. Pred prvým použitím ORP je podnikateľ povinný získať elektronický certifikát prostredníctvom e-kasa zóny podnikateľa a spolu s identifikačnými údajmi ich nahrať do svojej ORP. Autentifikačné údaje spolu s identifikačnými údajmi tvoria tzv. inicializačný balíček, po nahraní ktorého bude možné ORP používať na evidenciu tržieb. Podnikateľ je zároveň povinný zabezpečiť ochranu autentifikačných údajov k ORP pred stratou, odcudzením, zneužitím, čo mu zabezpečí chránené dátové úložisko.
Certifikácia pri ORP
Pri ORP sa certifikuje iba chránené dátové úložisko a pokladničný program. Nadstavbový softvér a ani tlačiareň sa necertifikujú.
Prečítajte si tiež: Pohánková ryžová kaša
Povinnosti podnikateľa pri používaní e-kasa
- Evidencia tržieb: Podnikateľ je povinný evidovať tržby v pokladnici e-kasa klient, ktorou sa podľa § 2 písm. b) zákona č. 289/2008 Z. z. rozumie on-line registračná pokladnica (ORP) alebo virtuálna registračná pokladnica (VRP). Od 1.7.2019 je možné evidovať tržby len prostredníctvom pokladnice e-kasa klient.
- Vklad a výber hotovosti: Každý vklad a výber hotovosti do pokladnice musí byť taktiež zaevidovaný v rámci ERP s vyhotovením dokladu ako „VKLAD“ a „VÝBER“. Ak podnikateľ vloží do pokladnice e-kasa klient hotovosť okrem prijatej tržby alebo vyberie z pokladnice e-kasa klient hotovosť, je povinný vklad aj výber bez zbytočného odkladu po vložení alebo vybratí hotovosti zaevidovať v systéme e-kasa.
- Odosielanie tržieb na Finančnú správu: Podnikateľ je povinný zasielať údaje o tržbách na portál Finančnej správy SR.
- Vydávanie dokladov: Podnikateľ je povinný vydať zákazníkovi doklad o prijatí tržby.
- Ukončenie používania e-kasa: Prípadné skončenie používania ktoréhokoľvek typu eKasa klient pokladnice je podnikateľ povinný elektronicky oznámiť ktorémukoľvek daňovému úradu najneskôr do troch pracovných dní od ukončenia jej používania. Daňový úrad potom ukončí používanie pokladnice eKasa klient bez zbytočného odkladu.
Tržba a predajné miesto
Tržbou je platba prijatá z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom mieste v hotovosti alebo inými platobnými prostriedkami nahrádzajúcimi hotovosť, najmä elektronickými platobnými prostriedkami alebo poukážkou oprávňujúcou na nákup tovaru alebo poskytnutie služby, okrem platby prijatej bezhotovostne prevodom na účet podnikateľa; tržbou je aj platba prijatá ako preddavok. Platba prijatá prostredníctvom platobnej karty cez platobný terminál na predajnom mieste z predaja tovaru sa na účely zákona o ERP považuje za tržbu nahrádzajúcu hotovosť.
Predajným miestom je miesto, kde sa prijíma tržba. Z definície pojmu "predajné miesto" vyplýva, že ide o akékoľvek miesto na území SR, v rámci ktorého podnikateľ za predaj tovaru alebo za poskytnutie vymedzenej služby prijíma tržbu v hotovosti, napr. predajné miesto v prevádzkarni, trhovom mieste, stánku, vozidle a pod.
Výnimky z povinnosti používať e-kasa
Zákon o ERP vymedzuje aj výnimky, pri splnení ktorých podnikateľ nemá povinnosť tržby evidovať v ORP/VRP, a to ani v prípade, ak tieto budú prijímané v hotovosti alebo iným platobným prostriedkom nahrádzajúcim hotovosť. Predmetné výnimky sa viažu nielen k predaju tovaru ale aj k poskytovaným službám. Podnikateľ, na ktorého sa vzťahuje jedna z uvedených výnimiek, nemá povinnosť tržby prijaté v hotovosti evidovať v ORP/VRP, je však povinný vyhotoviť k prijatej hotovosti doklad (príjmový doklad) podľa zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov, resp. zákona o účtovníctve. Zároveň podnikateľ, na ktorého sa vzťahuje výnimka povinnosti evidovať tržbu, je povinný na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je podľa zákona o ERP povinný používať pokladnicu e-kasa klient tak, aby toto oznámenie bolo pre kupujúceho jednoznačné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné.
Medzi najčastejšie výnimky patria:
- Predaj prostredníctvom dobierky: Povinnosť evidencie tržieb v pokladnici e-kasa klient nevyplýva podnikateľovi v prípade prijatia tržby v hotovosti z predaja tovaru. Táto povinnosť sa však nevzťahuje na predaj tovaru prostredníctvom dobierky. Kupujúci za tovar zaplatí pri prevzatí zásielky na pošte alebo od zásielkovej služby, t. j. v danom prípade nie je naplnená podmienka úhrady priamo predávajúcemu.
- Predaj vlastnoručne vyrobených predmetov: Ak predaj vlastnoručne vyrobeného tovaru nie je živnosťou a túto činnosť fyzická osoba vykonáva na základe zákona č. 618/2003 Z. z. o autorskom práve a právach súvisiacich s autorským právom (autorský zákon) v znení neskorších predpisov, povinnosť evidovať prijaté tržby v hotovosti v ORP/VRP z predaja týchto predmetov fyzickej osobe nevzniká. V uvedenom prípade, vzniká povinnosť k tržbe prijatej v hotovosti zákazníkovi vydať doklad (napr. príjmový pokladničný doklad) a to v nadväznosti zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990Zb. o priestupoch v znení neskorších predpisov (§ 16 ods.
- Predaj živých zvierat (s výnimkami): Podľa zákona o ERP povinnosť evidovať tržbu v ORP/VRP sa nevzťahuje na predaj živých zvierat, okrem akvarijných rybičiek, exotického vtáctva, exotických zvierat, hadov, škrečkov, morčiat a iných hlodavcov.
- Podnikatelia s ŤZP: Podnikateľovi, ktorý je fyzickou osobou ŤZP, nevzniká povinnosť používať pri predaji tovaru alebo poskytovaní vymedzenej služby pokladnicu e-kasa klient, to neplatí, ak za takúto osobu prijíma tržbu fyzická osoba, ktorá nie je fyzickou osobou s ťažkým zdravotným postihnutím (ide o výnimku v zmysle §3 ods. 2 zákona o ERP). Ako potvrdenie postačuje preukaz ŤZP alebo úradne osvedčená fotokópia, ktorými sa preukáže na predajnom mieste. Zároveň má takýto podnikateľ povinnosť na každom predajnom mieste sprístupniť oznámenie, v ktorom uvedie, že nie je povinný na účely zákona o ERP používať pokladnicu e-kasa klient.
- Parkovacie automaty (bez obsluhy): Ak podnikateľ poskytuje parkovacie služby prostredníctvom parkovacích automatov (bez obsluhy), nie je povinný evidovať tržby v pokladnici e-kasa klient, pretože podľa § 3 ods. 2 zákona o ERP ide o výnimku.
- Platby prijaté v zahraničí: Ak slovenský podnikateľ prijme platbu v hotovosti z predaja tovaru v zahraničí, nie je povinný prijatú hotovosť zaevidovať v pokladnici e-kasa klient, nakoľko platba nie je prijatá na území SR.
Riešenie problémov s internetovým pripojením
Ak podnikateľ nebude môcť z dôvodu dočasného výpadku internetového spojenia zaevidovať tržbu v systéme e -kasa, je povinný uložiť dátovú správu v ORP. Pokiaľ na predajnom mieste nie je dostupný internet, podnikateľ je povinný bez zbytočného odkladu podať žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov z ORP do systému e-kasa ktorémukoľvek daňovému úradu a túto skutočnosť preukázať (napr. potvrdením od príslušného operátora, resp. dodávateľa internetu na území Slovenskej republiky). Žiadosť je možné podať až po pridelení kódov pokladnice e-kasa klient používanej na predajnom mieste.
Prečítajte si tiež: Všestranné využitie polenty
V prípade prerušenia prevádzky VRP alebo ORP, podnikateľ vyhotovuje paragóny v dvoch vyhotoveniach. Originál paragónu bez zbytočného odkladu po prijatí platby alebo vrátení platby odovzdá kupujúcemu a kópiu si ponechá. Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia a obsahujú rovnaké údaje ako pokladničný doklad okrem QR kódu. Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať vo VRP/ORP, ktorej prevádzka bola prerušená, a to najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka VRP/ORP obnovená. Obnovu prevádzky koncového zariadenia je podnikateľ povinný zabezpečiť do 48 hod. od vzniku poruchy.
Obmedzenie platieb v hotovosti
Podnikateľ v zmysle zákona o ERP je povinný platbu prijatú platobnou kartou zaevidovať v ORP/VRP a vydať pokladničný doklad podľa § 8 ods. 2 cit. zákona, aj keď ide o predaj tovaru na základe vyhotovenej faktúry fyzickej osobe - podnikateľovi ako aj fyzickej osobe - nepodnikateľovi, ktorého cena je nad 5000 eur.
Komu je určená ORP a komu VRP?
Jednoznačný záver aplikovateľný pre všetkých podnikateľov, či je lepšie začať od 1. júla 2019 používať online registračnú pokladnicu alebo virtuálnu registračnú pokladnicu, sa nedá vysloviť. Dôvodom je to, že konkrétne podmienky podnikateľov a aj požiadavky podnikateľov na funkcionalitu registračnej pokladnice sa od podnikateľa k podnikateľovi veľmi odlišujú. Aj v našom článku spomínané nevýhody niektorého typu pokladnice niektorému podnikateľovi nemusia vôbec prekážať. Všeobecne sa dá povedať, že VRP je vhodná pre menších podnikateľov, ktorí tržby v hotovosti prijímajú menej často.