Žijeme v dobe reportov, stretnutí a prezentácií. Či už ide o interné vzdelávanie, webináre, workshopy alebo prezentácie pre klientov, príprava konferencie si vyžaduje starostlivú pozornosť venovanú detailom, aby zaujala cieľové publikum. Tento článok poskytuje komplexný checklist, ktorý vám pomôže pripraviť miesto pre konferenciu a zabezpečiť jej úspešný priebeh.
Príprava pred konferenciou
1. Stanovenie cieľov a témy konferencie
Prvým krokom je definovanie jasnej misie a obchodného dôvodu usporiadania konferencie. Či už ide o otvorenie nového zariadenia, fundraisingovú udalosť, uvedenie nového produktu na trh alebo vzdelávaciu konferenciu, uistite sa, že cieľ je jasne sformulovaný. Každý event potrebuje silnú tému a príbeh, ktoré ho odlíšia od ostatných. Kreatívna téma je kľúčová pre úspech.
2. Určenie cieľovej skupiny
Starostlivo zvážte, kto by mal byť pozvaný na vašu udalosť. Je určená pre širokú verejnosť alebo len pre vybraných členov cieľovej skupiny, ako sú obchodní zákazníci alebo partneri? Definovaním cieľovej skupiny zabezpečíte dobrú účasť.
3. Výber miesta konania
Vaša voľba miesta konania bude pravdepodobne jednou z najväčších výdavkových položiek. Ak má vaša spoločnosť vlastné priestory, je to výhodné. Ak nie, musíte si vybrať externé miesto. Dobrá lokalita dokáže výrazne ovplyvniť celkový dojem hostí.
4. Rozpočet a harmonogram
Vytvorte si podrobný rozpočet a harmonogram príprav, aby ste mali prehľad o všetkých nákladoch a termínoch. Zahrňte náklady na prenájom priestorov, technické vybavenie, catering, marketing a ďalšie položky.
Prečítajte si tiež: Príprava steaku zo sviečkovice
5. Kúpa vstupeniek a cestovných lístkov
Ak plánujete účasť na konferencii ako účastník, nezabudnite si včas kúpiť vstupenky a cestovné lístky. Organizátori často ponúkajú tzv. early birds tickets, ktoré sú najlacnejšie. Letenky a cestovné lístky kupujte s niekoľkomesačným predstihom. Pri nákupe leteniek zvážte pripoistenie storna a cestovné poistenie.
Checklist:
- Kúpiť vstupenku.
- Uložiť vstupenku do telefónu.
- Vstupenku pre istotu vytlačiť.
- Kúpiť letenku/cestovný lístok.
- Online check-in.
- Palubný lístok stiahnutý v telefóne/aplikácii leteckej spoločnosti.
- Palubný lístok pre istotu vytlačiť.
- Vybaviť cestovné poistenie.
6. Rezervácia ubytovania
Ubytovanie by ste mali objednávať aspoň 4 mesiace pred dátumom konania akcie, kedy sa vám ešte podarí za slušnú cenu zohnať ubytovanie priamo v strede mesta. Neskôr už bude výber zúžený a tesne pred termínom budete radi, že vôbec máte kde zložiť hlavu. Pre rezerváciu ubytovania odporúčame Airbnb a Booking.
Checklist:
- Rezervovať ubytovanie.
- Uložiť si adresu ubytovanie do mobilu.
- Adresu ubytovania si pre istotu vytlačiť.
7. Príprava programu a prednášok
Prejdite si program konferencie a vyznačte si, ktoré prednášky by ste si chceli vypočuť. Potom si svoj výber prejdite ešte raz a zakrúžkujte si prednášky „must see“. Na mieste môže byť v sálach taký nával, že budete musieť niektoré prednášky vynechať, aby ste sa stihli pretlačiť na tie, ktoré chcete naozaj vidieť.
8. Zabezpečenie technického vybavenia
Zabezpečte všetko potrebné technické vybavenie, ako sú projektory, plátna, ozvučenie, mikrofóny, počítače a internetové pripojenie. Skontrolujte, či je všetko funkčné a pripravené na použitie. Ak sa jedná o virtuálnu konferenciu, je potrebné aby bola na mieste kvalitná interentová linka (optimum 10Mb/s upload) , záložná elektrická sústava a záložná internetová konektivita.
9. Marketing a propagácia
Používajte online marketing, ktorý patrí medzi najčastejšie formy propagácie eventov. Online marketing neustály vývoj a vylepšenia v oblasti online marketing ho stále posúvajú vpred.
Prečítajte si tiež: Lahodné tvarohové koláče
10. Príprava materiálov a darčekov
Pripravte si všetky potrebné materiály pre účastníkov, ako sú programy, mapy, informačné brožúry a darčeky. Dajte vedieť účastníkom, že si vážite to, že prišli na vašu akciu a po skončení akcie im darujete darček. V závislosti od typu a cieľa vašej akcie, prípadne vašej spoločnosti môžete darovať návštevníkom váš produkt, alebo hľadať sponzorov, ktorí vedia poskytnúť darčeky, takže nemusíte míňať ďalšie finančné prostriedky na reklamné predmety.
11. Logistika a doprava
Zistite si, ako sa dostať z letiska/stanice. Pretože nie všade funguje Uber. Dopredu si preto na internete nájdite, akým dopravným prostriedkom (s akým číslom a z akého nástupišťa) sa dostanete do mesta.
Checklist:
- Premyslieť si, ako sa budem prepravovať.
- Zistiť si, ako sa dostanem z letiska/stanice.
- Napísať si názov zastávky a ulice, kam máte prísť.
- Pozrieť na Google Street View, kde bývam.
- Uložiť si číslo na ubytovateľov.
- Skontrolovať roaming.
Počas konferencie
1. Registrácia a vstupná kontrola
Organizácia viacdňovej konferencie si vyžaduje precízne zvládnutý proces registrácie a vstupnej kontroly. Pri organizácii firemného eventu nestačí len zoznam hostí. Všetko musí fungovať plynulo, od registrácie pri vstupe až po vydávanie drinkov. Uistite sa, že registrácia prebieha hladko a rýchlo. Používajte moderné technológie, ako sú čítačky čiarových kódov alebo QR kódov, aby ste urýchlili proces.
2. Orientácia v priestore
Zabezpečte jasné smerovky a orientačné tabule, aby sa účastníci mohli ľahko orientovať v priestore. Logá a vizuálna identita dodajú eventu profesionalitu.
3. Moderátor a program
Potrebujete skúseného moderátora a zaujímavý program. Moderátor by mal byť schopný udržať pozornosť publika a plynulo prechádzať medzi jednotlivými bodmi programu.
Prečítajte si tiež: Ako pripraviť bolonskú
4. Interakcia s publikom
Vymyslite v prezentácii mechanizmy, ako ich nestratiť a dokonca naopak, zapojiť do deja, respektíve vývoja samotnej prezentácie. Treba si dať pozor na „učiteľské“ alebo testovacie otázky. Treba si dať pozor na to, aby bolo publikum upovedomené o tom, že sa počas prezentácie vyskytnú napríklad anketové otázky.
5. Catering a občerstvenie
Nikto nemá rád dlhý let bez chutného občerstvenia. Zabezpečte dostatok jedla a nápojov pre účastníkov. Ponúknite rôzne možnosti, aby si každý mohol vybrať podľa svojich preferencií.
6. Personál a obsluha
Usmievavá a profesionálna obsluha dokáže zdvihnúť náladu ako nič iné. Každá udalosť musí byť riadne personálne obsadená, takže je nevyhnutné, aby ste mali svojich zamestnancov na palube. Urobte si plán, ktorý bude vyhovovať aj vašim zamestnancom.
Po konferencii
1. Spätná väzba
Po každom lete nasleduje kontrola úspešnosti misie. Požiadajte účastníkov o spätnú väzbu - môžete použiť jednoduchý online dotazník alebo osobné rozhovory. Po skončení podujatia si vždy prejdite so svojím tímom celú udalosť a snažte sa získať čo najviac spätnej väzby.
2. Vyhodnotenie a analýza
Vyhodnoťte úspešnosť konferencie a analyzujte získané dáta. Zistite, čo fungovalo dobre a čo by sa dalo zlepšiť. Tieto informácie využite pri plánovaní budúcich podujatí.
3. Zdieľanie obsahu a fotografií
Foťte, točte videá a zdieľajte ich na svojom webe a na sociálnych sieťach - je to skvelý spôsob, ako ukázať interakciu a inú stranu vašej spoločnosti. Nemusí to však znamenať najímanie profesionálneho fotografa. Ak to váš rozpočet umožňuje, skvelé. Ak nie, porozprávajte sa so svojimi zamestnancami a zistite, či má niekto rád fotografovanie ako hobby. Nezabúdajte však na GDPR a fakt, že návštevníci musia súhlasiť so zverejnením fotografii, na ktorých sa nachádzajú. Ďalším skvelým spôsobom, ako dokumentovať úspech udalosti, je aj zverejnenie referencií od účastníkov.
Virtuálne konferencie
V situácii roku 2024 je treba povedať jednoznačne - áno. Aj Slovensko sa už stačilo za ten krátky čas prispôsobiť online priestoru. Online prenosy vieme aj sekundárne monetizovať a prepájať s pridruženými marketingovými aktivitami partnerov klienta. Ďalšou dôležitou výhodou je, že klientovi ostane záznam z celej konferencie, ktorý dokáže ponúknuť na ďalšiu postprodukciu.
Príprava virtuálnej konferencie
- Logistika: Určite miesto uskutočnenia virtuálnej konferencie. Ak plánujete konferenciu s moderátorom a živými hosťami tak zvyčajne je pre takéto miesto ideálny štúdiový priestor.
- Príprava materiálov: Vypracujte si približný bodový scenár a následne sekundový bodový scenár. V bodovom scenári je treba určiť ktoré vstupy budú živé, ktoré zo štúdia a ktoré budú prípadne dopredu nahraté. Taktiež je potrebné pripraviť grafiku prenosu, titulky a reklamné oznámenia.
- Technické zázemie: Je to predovšetkým priestor, kde bude umiestnené štúdio - resp. kameraman, svetlá, ozvučenie a réžia. Samozrejme, parametre sú vždy závislé od počtu reálnych a online prednášajúcich. Preto je treba počítať okrem produkčnej miestnosti aj s prípravnou miestnosťou.
- Príprava offline videí: V prípade, že sa spíkri nemôžu dostaviť do štúdia môžete alternatívne nahrať video s prednáškou dopredu. Tu je vhodné dohodnúť sa s nami na termíne nahratia videa. Ak je to možné, pošleme kameramana do miesta nahrávania videa. Ak nie je možný osobný kontakt, video nahráva spíker. Ak nemá dostatočné technické zručnosti, stačí video nahrať na mobilný telefón v HD kvalite. Taktiež môžete dopredu pripraviť reklamné a iné videoprezentácie. Najdôležitejšie pri „domácich“ videách je kvalita zvuku.
- Interakcia: Vo virtuálnej konferencii neodporúčame používať konferenčné platformy typu Zoom, Skype atď. hlavne z dôvodu hroziaceho „zvukového“ chaosu a šumov. Naopak, odporúčame otázky a diskusiu klásť textovou formou.
- Publikovanie: V tomto kroku je dôležité definovať koncové publikum - či bude stream verejný alebo privátny. Pri platených konferenciách je nutné vytvoriť platformu, kde sa účastníci / diváci zaregistrujú a položiť si otázku akým spôsobom budú streaming pozerať.