Sprievodný list je dôležitý dokument, ktorý sprevádza iné dokumenty, ako napríklad životopis, žiadosť o zamestnanie, reklamáciu alebo odstúpenie od zmluvy. Jeho cieľom je vysvetliť alebo informovať o dôvode doručenia daného dokumentu a upútať pozornosť adresáta. V tomto článku sa pozrieme na to, ako napísať efektívny sprievodný list, kedy ho použiť a čoho sa vyvarovať.
Čo je to sprievodný list?
Sprievodný list je oficiálna písomnosť, ktorá sprevádza inú vec, informáciu alebo žiadosť. Vysvetľuje, prečo je daná vec doručovaná a má špecifickú formu. Môže byť v tlačenej alebo elektronickej podobe.
Čo má obsahovať sprievodný list?
Každý sprievodný list by mal obsahovať:
- Označenie adresáta: Meno a adresa osoby alebo inštitúcie, ktorej je list určený.
- Dátum: Dátum napísania listu.
- Podpis: Vlastnoručný podpis (pri tlačenej verzii) alebo elektronický podpis (pri elektronickej verzii).
- Vec: Stručné oznámenie obsahu listu, napríklad "Vec: Sprievodný list k životopisu".
- Oslovenie: Všeobecné ("Vážení") alebo konkrétne ("Vážený pán Novák").
- Úvod: Stručné vysvetlenie dôvodu, prečo posielate prílohu alebo prečo vstupujete do kontaktu s adresátom.
- Hlavný text: Rozvedenie dôvodu, prečo píšete, a poskytnutie potrebných informácií.
- Záver: Zdvorilé ukončenie listu s očakávaním budúcej komunikácie.
Sprievodný a motivačný list - rozdiel
Sprievodný list a motivačný list sa často zamieňajú, ale majú odlišné účely. Sprievodný list je stručný a informuje o tom, že posielate životopis a prípadne motivačný list. Motivačný list je rozsiahlejší a má za cieľ lepšie predstaviť vašu osobu potenciálnemu zamestnávateľovi. Obsahuje informácie o vašich záujmoch, kvalifikácii, schopnostiach a doterajších pracovných úspechoch.
Kde a kedy sprievodný list použiť?
Sprievodný list sa používa v rôznych situáciách, napríklad:
Prečítajte si tiež: Tipy pre písanie zdravých receptov
- K životopisu: Pri hľadaní práce informujete zamestnávateľa o tom, prečo posielate životopis a na akú pozíciu reagujete.
- Pri reklamáciách a odstúpení od zmluvy: Vysvetľujete dôvod reklamácie alebo odstúpenia od zmluvy.
- K úradným žiadostiam: Poskytujete dodatočné informácie k žiadosti.
- K svadobnému oznámeniu: Osobnejšie oslovenie adresáta.
- Pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami: Žiadosť o prijatie na univerzitu, o štipendium, alebo o komunikáciu s rôznymi inštitúciami.
Čomu sa vyvarovať pri písaní sprievodného listu?
- Pravopisné chyby: Dôkladne si skontrolujte text a opravte všetky chyby.
- Otrepané frázy a slovná vata: Používajte jasný a stručný jazyk.
- Negatívne slová: Vyjadrujte sa pozitívne a vyhýbajte sa slovám začínajúcim na "nie".
- Všeobecné šablóny: Prispôsobte list konkrétnej situácii a adresátovi.
- Nesprávne oslovenie: Používajte správne oslovenie a vyhnite sa hovorovým výrazom.
Formálna komunikácia v angličtine
Pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami je dôležité dodržiavať pravidlá formálnej komunikácie. Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru:
- Hlavička: V ľavom hornom rohu uveďte svoje meno, adresu a dátum. Nasleduje meno a adresa príjemcu.
- Oslovenie: Ak poznáte meno osoby, oslovte ju s rešpektom (Dear Mr. Smith alebo Dear Ms. Johnson). Ak meno nepoznáte, použite Dear Sir/Madam.
- Úvod: Jasne a stručne vystihnite dôvod, prečo píšete.
- Hlavný text: Venujte sa jadru vášho listu. Ak žiadate o prijatie na univerzitu, vysvetlite svoje kvalifikácie, záujmy a dôvody, prečo ste si vybrali práve túto školu.
- Záver: Zdvorilo ukončite list s očakávaním budúcej komunikácie. Frázy ako Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you. sú vhodné.
- Podpis: Na konci listu vždy použite frázu ako Yours sincerely (ak poznáte meno osoby) alebo Yours faithfully (ak meno nepoznáte) a pripojte svoj podpis.
Vzor sprievodného listu
Samotný vzor sprievodného listu nie je daný žiadnym zákonom ani nariadením, preto môže byť jeho forma voľnejšia.Nižšie uvádzame príklad sprievodného listu k žiadosti o zamestnanie:
Vážený pán Novák,rada by som sa touto cestou uchádzala o pracovnú pozíciu „Vedúci skladu“, ktorá je uverejnená na pracovnom portáli profesia.sk.Ponúknuť Vám môžem nielen uplatnenie získaných skúseností, ale aj vysoké pracovné nasadenie, profesionalitu, vodcovské schopnosti a pozitívny prístup k práci aj k podriadeným. Vyštudovala som vysokú školu s logistickým zameraním, čo je pre vedúceho skladu rozhodne ďalšie plus.Pokiaľ je Vaša ponuka ešte aktuálna, kontaktujte ma, prosím, na telefónne číslo uvedené v priloženom životopise.S pozdravom,[Vaše meno a priezvisko]Prečítajte si tiež: Nápady na tortu k 40. výročiu
Prečítajte si tiež: Recept, ktorý zaručene funguje