Používanie e-mailu je neoddeliteľnou súčasťou každodenného života, či už ide o prácu alebo osobnú komunikáciu. Efektívne spravovanie e-mailov a rýchla tvorba správ môžu výrazne zvýšiť produktivitu a ušetriť drahocenný čas. Tento článok ponúka množstvo tipov a trikov, ktoré vám pomôžu zefektívniť prácu s e-mailami a stať sa majstrom rýchlej komunikácie.
Základné nastavenia pre rýchlejšiu prácu
Klávesové skratky
Používanie klávesových skratiek je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako zrýchliť prácu s e-mailom. Väčšina e-mailových klientov, ako napríklad Gmail, ponúka rozsiahly zoznam klávesových skratiek, ktoré umožňujú rýchle vykonávanie rôznych úloh bez nutnosti používať myš.
Okno so zoznamom klávesových skratiek sa dá vyvolať stlačením kombinácie kláves ⌘ / Ctrl + ?. Pomoc obsahuje skratky, ktoré je možné používať ihneď, i také, ktoré treba najprv zapnúť. Na karte „Všeobecné“ je najprv potrebné povoliť skratky (voľba „Zapnúť klávesové skratky“) a vzápätí aj na karte „Rozšírené“ zapnúť možnosť tvorby vlastných skratiek.
Personalizácia a automatizácia
- Vlastné skratky: E-mailové platformy často umožňujú tvorbu vlastných klávesových skratiek pre často používané funkcie.
- Automatické odpovede: Nastavte si automatické odpovede pre prípady, keď ste mimo kancelárie alebo na dovolenke.
Tipy pre písanie efektívnych e-mailov
Šablóny správ
Šablóny opakujúcich sa správ sú neoceniteľným nástrojom pre rýchlu tvorbu mailov. Ponuka rozšírených nastavení zahŕňa aktiváciu tvorby šablóny z textu v tele odosielanej (rozpísanej) správy. Keď je tvorba šablón povolená, pribudne v rozpísanej správe možnosť uložiť text pod ľubovoľným názvom a opätovne ho použiť pri písaní inej správy. Používajte šablóny pre bežné žiadosti, odpovede na často kladené otázky alebo pre štandardné oznamy.
Plánovanie odosielania
Naplánovať odoslanie správy na neskôr je možné po kliknutí na malú šípku zobrazenú priamo na tlačidle „Odoslať”. Táto funkcia je užitočná, ak chcete, aby bol e-mail doručený v určitý čas, napríklad počas pracovnej doby príjemcu.
Prečítajte si tiež: Blesková Večera
Dôverné správy
Dôverné správy umožňujú špecifikovať dátum vymazania správy. Takúto dôvernú správu prijímateľ nemôže uložiť, skopírovať, ani poslať ďalej.
Prílohy
Ak sa jednotlivé prílohy, ktoré užívateľ zamýšľa k správe pripojiť, nachádzajú v tom istom adresári počítača, môže ich pripojiť všetky súčasne.
Citácie
Citácie v texte práve komponovanej správy sa dajú elegantne vyčleniť.
Organizácia a správa prijatých správ
Odloženie správ
Prijaté správy, ktoré sú relevantné a užívateľ si ich chce nechať v tomto priečinku, no majú nízku prioritu sa dajú odložiť na neskôr. V praxi to znamená, že po želanú, užívateľom definovanú dobu, sa v zozname prijatých správ nebudú zobrazovať.
Prioritná pošta
Prioritná pošta je ďalšou z možností ako dostať najdôležitejšie správy do popredia zoznamu prijatých. V nastaveniach na karte „Doručené“ sa dá zmeniť spôsob zoradenia prichádzajúcich správ.
Prečítajte si tiež: Hrachová polievka: Recepty pre každodenné varenie
Štítky
Organizácia pomocou štítkov predstavuje jednoduchú formu rýchlej kategorizácie pošty do skupín podľa preferencie užívateľa. Štítky sú čosi ako adresáre s farebným rozlíšením. Vytvárajú sa po označení vybranej prijatej správy („tickbox“ vľavo, v riadku danej správy). V hornom, iba dočasne zobrazenom, horizontálnom menu sa objaví ikonka štítku. Po kliknutí na ňu sa dá vytvoriť nový štítok, alebo vybrať už existujúci. Výsledkom je, že sa štítok objaví v ľavom menu, kde sa dá zmeniť aj jeho farba. Druhým badateľným efektom je, že sa farebný štítok ukáže aj priamo v riadku správy, hneď za jej predmetom.
Vyhľadávanie
Nájsť rýchlo konkrétnu staršiu správu môže byť občas ťažšie, ako by sa na prvý pohľad zdalo. Bližšia špecifikácia parametrov vyhľadávania je preto možná priamo v riadku vyhľadávania („search boxe“).
Ďalšie užitočné funkcie a tipy
Zrušenie odoslania
Doba pre zrušenie odoslania (bez toho aby prijímateľ správu dostal) sa dá nastaviť na časový interval od 5 do 30 sekúnd.
Prístup k účtu pre iného užívateľa
Prístup k účtu pre iného užívateľa robí jednoduchším zdieľanie spoločného účtu. Pridanie ďalšieho správcu účtu je jednoduché. Následne kliknite na tlačidlo Pridať ďalší účet v časti Udeliť prístup k vášmu účtu.
Integrácia s Google Pay
Po kliknutí ikonky znaku dolára ($) v dolnom menu sa objavia príslušné voľby i výzva k zadaniu sumy.
Prečítajte si tiež: Salkova Torta bez pečenia
Vymazanie správ
Vo vašej schránke je dostupných 15 GB voľného priestoru, ak si však často posielate fotografie alebo iné väčšie prílohy, môže sa vám schránka rýchlo zaplniť. Pravidelne vymazávajte správy, ktoré zaberajú priveľa priestoru.
Blokovanie odosielateľov
V danej správe kliknite na ponuku s tromi bodkami a vyberte možnosť „Blokovať používateľské meno“.
Odhlásenie na diaľku
Odhlásenie na diaľku je vítaným bezpečnostným opatrením pre prípad, že sa užívateľ zabudne z účtu odhlásiť na verejne používanom počítači. Úplne dole, na samom konci domovskej stránky účtu (prijatá pošta), v pravom dolnom rohu pod textom o poslednej aktivite účtu sa nachádza nenápadný link „Podrobnosti“.
Tipy pre vyhľadávanie
Tipy pre vyhľadávanie je novinka uvedená len nedávno v platenej verzii G Suite, no čoskoro by mal byť dostupná aj v štandardných účtoch. Ide o sadu intuitívnych klikateľných filtrov, ktorá sa zobrazí počas vyhľadávania priamo pod „search boxom“. Filtre vznikajú automaticky a priamo reflektujú výrazy, ktoré užívateľ zadáva.
Experimenty
Experimenty sú akýmsi oknom do budúcnosti. Rozoznateľné sú podľa ikony laboratórnej skúmavky v ich názve.
Ako sa vyhnúť spamu a obťažovaniu
Blokovanie a filtre
Ak čelíte obťažovaniu prostredníctvom e-mailu, je dôležité podniknúť kroky na jeho zastavenie.
Na riadku, v ktorom vidíte meno a adresu dotyčného kliknite v pravej časti obrazovky na ikonu troch zvislých bodiek a z vysunutého zoznamu kliknite na možnosť „Blokovať používateľa“. Od tejto chvíle už jeho správy neuvidíte medzi svojou klasickou poštou. V hornej časti vyberte sekciu „Filtre a blokované adresy“ a kliknite na možnosť „Vytvoriť nový filter“. Budú skrátka úplne oddelené od vašej ostatnej komunikácie a nikdy vám neprídu pod ruky ani pod oči.
Čo robiť, ak blokovanie nestačí?
Ak blokovanie odosielateľa neprinesie požadovaný efekt, zvážte nahlásenie obťažovania príslušným orgánom. Keďže celá situácia trvá už tri roky a dotyčný je očividne Slovák, ktorý sa zameriava priamo na vás, nahlásenie tohto obťažovania môže byť k osohu.
Newsletter a marketingové e-maily
Pokiaľ máte súhlas od odberateľov, tak zasielaný newsletter môže obsahovať naozaj čokoľvek - informácie o novom tovare, službách i akciách. V súčasnosti ho totiž množstvo používateľov bude pokladať za obyčajný spam.
Tipy pre efektívny newsletter
- Personalizácia: Tým, že odberateľa oslovíte menom, získate si jeho okamžitú pozornosť.
- Predstavte sa: Najskôr sa príťažlivým spôsobom predstavte, ukážte čo robíte a informujte. Nesnažte sa ihneď predávať.
- Pýtajte sa: Položte zopár otázok, odpovede vám prinesú ďalšie informácie. Ponuku potom môžete „ušiť na mieru“.
- Priamočiarosť: Čím viac je priamočiary, tým lepšie. Snažte sa, aby pôsobil prirodzene.
- Krátky predmet: Predmet by nemal byť dlhý - príliš dlhé predmety vyzerajú mätúco, horšie sa čítajú a ťažšie chápu. Ideálne je, keď má predmet charakter.
- Odlíšte sa: Odlíšte sa od konkurencie, napríklad zaslaním narodeninovej zľavovej poukážky alebo cenovou akciou pri špeciálnych príležitostiach. Ukážete tým, že vám na nich záleží.
- Správne zobrazenie: Dbajte o to, aby sa im správne zobrazovali.
Google aplikácie a skratky
Používaním účtu Google máte prístup k množstvu užitočných služieb, za ktoré si pri konkurencií často aj priplatíte. A práve v týchto najpoužívanejších službách z dielne Googlu sa skrýva množstvo užitočných nástrojov, ktoré vedia zefektívniť každodennú prácu.
Pri vytváraní novej udalosti je potrebné vykonať viacero kliknutí, najmä ak nemáte priamo otvorený Kalendár. Ak ste ale v prehliadači, tak viete využiť jednoduchú URL skratku cal.new. Táto skratka vás automaticky presmeruje na stránku, kde viete vytvoriť novú udalosť. Podobne to funguje vo viacerých Google aplikáciách. Pomocou doc.new vytvoríte nový textový dokument, note.new vám zas pomôže vytvoriť rýchlu poznámku v Google Keep. Pre fanúšikov dotazníkov existuje skratka form.new, na novú prezentáciu zas viete použiť slide.new.
Mnoho užitočných funkcií je aj v aplikácii Google Mapy. Jednou z nich je aj pomerne kontroverzná, no rozhodne zaujímavá funkcia. Tá vám totiž ukáže, kde všade ste sa pohybovali. Vy si tak viete jednoducho pripomenúť, kde všade ste boli napríklad cez dovolenku. Funkcionalita sa nazýva Vaša časová os a je zapnutá automaticky. Nájdete ju potom, ako kliknete na ikonu vášho profilu.
Práca offline
Nikto nemá rád situácie, keď mu treba pracovať, no nemá prístup na internet. Je pravda, že bez internetu sú naše možnosti obmedzené, no ak sa na nich pripravíte, tak toho viete veľa získať. Správy budú ale samozrejme odoslané až po opätovnom získaní prístupu k internetovému pripojeniu.