Zavedenie systému eKasa na Slovensku prinieslo zmeny v evidencii tržieb pre podnikateľov. Cieľom tohto systému bolo efektívnejšie bojovať proti daňovým podvodom a zlepšiť výber daní z pridanej hodnoty. Avšak, realita implementácie eKasy priniesla pre podnikateľov nové výzvy a otázky.
eKasa - realita po 8 mesiacoch
Od júla 2019, kedy sa prvé online zariadenia zapojili do systému eKasa, ubehlo už 8 mesiacov. Prechod na nový systém nebol pre podnikateľov jednoduchý, a to ani administratívne, ani finančne. Mnohí podnikatelia nepocítili uľahčenie práce, ktoré sa od zavedenia eKasy očakávalo.
Výhody eKasa - realita vs. očakávania
Štát argumentoval, že zavedením eKasy by mala odpadnúť veľká časť administratívy a podnikatelia by mali plynule prejsť na viac elektronizované a digitalizované služby. Hoci systém prináša prvé pozitívne výsledky pri výbere daní, administratívna záťaž podnikateľov zostáva prakticky rovnaká.
Medzi avizované výhody patrilo zrušenie povinnosti tlačiť uzávierky a viesť knihu elektronickej registračnej pokladnice. Všetky dáta o prijatých tržbách mali byť chránené na nových dátových úložiskách. Realita je však taká, že denné uzávierky si podnikatelia aj naďalej tlačiť musia. Dôvodom je, že prehľady transakcií, ktoré poskytuje Finančná správa, sú pre potreby zaúčtovania denných alebo mesačných tržieb nedostačujúce vo forme, v akej sú aktuálne k dispozícii.
Problémy s prepojením a evidenciou tržieb
Podnikatelia, ktorí prešli na virtuálne registračné pokladnice, často nedokážu svoju VRP prepojiť s účtovným alebo skladovým softvérom, čo im komplikuje prácu pri účtovaní. Systém Finančnej správy je pre takúto spoluprácu uzavretý.
Prečítajte si tiež: E-shopy a cookie lišty
Evidovanie a účtovanie denných tržieb je zložitejšie najmä pre podnikateľov, ktorí podnikajú v oblastiach bez stáleho pokrytia internetovým signálom. Títo podnikatelia musia porovnávať, či bločky, ktoré odišli cez ich eKasa, sú skutočne aj na serveroch Finančnej správy.
Potenciál využitia dát Finančnej správy
Finančná správa je držiteľom kompletných údajov o finančných transakciách týkajúcich sa prijatých tržieb. Potenciál využitia týchto dát je obrovský, napríklad pri identifikácii podnikateľov, ktorých tržby zaznamenali pokles oproti mesiacom pred mimoriadnou situáciou spojenou s COVID-19, alebo pri identifikácii vzťahových väzieb medzi podnikateľmi a osobami, ktoré ich zastupujú v komunikácii s Finančnou správou.
Riešenie: Otvorené API
Uľahčenie práce by mohlo priniesť priame napojenie sa na Finančnú správu, aby si podnikateľ alebo účtovník vedel stiahnuť potrebné údaje z obchodných transakcií priamo do svojho softvéru. Riešením by mohlo byť otvorené API (Application Programming Interface).
API si môžeme predstaviť ako tlmočníka medzi dvomi cudzincami, ktorí nehovoria tou istou rečou. Je to rozhranie, ktoré umožňuje dvom rôznym aplikáciám spolu komunikovať a vymieňať si medzi sebou dáta. Cez otvorené API by vedeli účtovné softvéry jednotlivých podnikateľov automatizovane komunikovať s Finančnou správou.
Otvorenie API by umožnilo tretím stranám pripojiť sa do systému eKasa, čo by zvýšilo efektivitu práce a šetrilo čas účtovníkom. Najmä tí účtovníci, ktorí pracujú pre svojich klientov externe, by vedeli vstúpiť do systému eKasa a stiahnuť si potrebné údaje o finančných operáciách podnikateľa.
Prečítajte si tiež: Informovanosť o gramáži jedál
Obojstranná komunikácia a bezpečnosť údajov
Otvorené API by umožnilo nielen výrobcom účtovných, fakturačných, či mzdových softvérov prijímať a spracovávať údaje podnikateľov a živnostníkov, ale aj samotný štát by vedel ľahšie získavať výstupné účtovné údaje a zvýšiť tak kontrolu nad podnikateľmi.
Bezpečnosť údajov je pritom prvoradá. Otvorenie API musí jednoznačne zadefinovať, kto k údajom pristupuje a za akým účelom. Obe strany, podnikateľ i štát, musia zabezpečiť transparentnosť prístupu k dátam a zadefinovať, kto a akým spôsobom s dátami bude manipulovať.
Elektronizácia služieb a kontrola údajov
Smerujeme k výraznej elektronizácii služieb. Všetky údaje o podnikateľoch má v rukách štát na jednom mieste - v elektronickej forme svojich databáz. Tieto údaje sú však pre podnikateľov uzavreté, nemôžu s nimi efektívne pracovať. Finančné a osobné údaje by však nemali byť len pod kontrolou štátu, ale aj pod kontrolou jednotlivcov.
Štát, Finančná správa, či iné orgány verejnej moci nie sú na digitálny prechod sami. Výrobcovia softvérov, hardvérov i samotní podnikatelia sú pripravení zapojiť sa do vývoja a testovania „otvorených riešení“ po technickej a aj procesnej stránke.
Príklady využitia otvoreného API
- OverDoklad: Administratívni pracovníci alebo účtovníčky by mohli skenovať nákupné doklady-bločky priamo do účtovného systému a šetriť tak čas v porovnaní s ručným prepisovaním dokladov do systému. Masívnejšie načítavanie bločkov by viedlo k zvýšenému odhaľovaniu falošných bločkov.
- Synchronizácia zostatkov v eKase: API by vedelo podnikateľa upozorniť na prípadnú nezrovnalosť medzi zostatkom v eKase a zostatkom v systémoch Finančnej správy, resp. by vedelo stavy synchronizovať.
- Automatizácia činností: Otvorené API by umožnilo automatizovať niektoré činnosti, ktoré vykonáva používateľ ručne, prípadne poloautomaticky.
Centralizácia dát a štruktúra API
Centralizácia povinných dát na úrovni štátu má zmysel, ak zároveň umožní taký prístup k pozbieraným údajom, aby boli strojovo čitateľné. API by malo mať správnu štruktúru, aby sa dali dáta načítať a strojovo porovnať. S tým súvisí aj problematika masterdata (indexové polia, kľúče alebo agregačné kategórie), na ktorých sa musíme dohodnúť spoločne, inak dáta rôznych organizácií nebudú spolu zlučiteľné.
Prečítajte si tiež: Sprievodca tlačením obráteného textu
História a legislatíva eKasa
Od 1. apríla 2019 platí pre podnikateľov nová legislatívna povinnosť eKasa. Ide o online pripojenie na systém Finančnej správy SR, ktoré má pomôcť štátu zvýšiť transparentnosť pri výbere daní. Elektronické registračné pokladnice (ERP) sa tak zmenili na on-line registračné pokladnice (ORP). V praxi to znamená, že každá elektronická pokladnica odosiela pokladničné doklady online na Finančnú správu.
Pozitíva eKasa (podľa legislatívy)
eKasa mala priniesť aj určité pozitíva, ako napríklad zrušenie servisnej organizácie a odborného uvedenia pokladnice do prevádzky. Mala sa zrušiť aj povinnosť pravidelných servisných prehliadok, či plombovania pokladní, čo malo priniesť podnikateľom úsporu vo financiách. Ďalšou výhodou malo byť, že ako pokladnice budú môcť podnikatelia využívať nielen klasické registračné pokladnice, ale aj tablety, mobily či počítače. Novelou zákona sa mala zrušiť aj povinnosť robiť denné uzávierky či viesť knihu registračnej pokladnice.
Dôležité termíny a prechodné obdobie
Od 1. apríla 2019 bolo pripojenie na systém Finančnej správy povinné iba pre nových používateľov. Pre ostatných používateľov sa táto povinnosť vzťahovala v období do 1. júla 2019, kedy bol tzv. deadline na pripojenie sa do eKasy.
Upgrade vs. Nové zariadenie
Časť podnikateľov si mohla prispôsobiť svoje elektronické registračné pokladnice pomocou upgradu súčasnej pokladnice. Niektoré typy pokladníc však nebolo možné ani upraviť. Pri zvažovaní aktualizácie si musel podnikateľ prepočítať, či sa cena úpravy pokladnice nebude v konečnom dôsledku približovať k cene nového zariadenia.
Virtuálne registračné pokladnice (VRP)
Majiteľov virtuálnych registračných pokladníc, ktorí už boli online napojení na systém finančnej správy, sa táto povinnosť nemusela týkať vôbec. Avšak, napojenie na virtuálne registračné pokladnice nie je vhodné pre každého. Dôležitým faktom je, že na VRP sa nedokáže a nesmie napojiť žiadny nadriadený ekonomický systém, tzn. podnikateľ tak nebude mať prepojenú pokladnicu s účtovníctvom a všetky predaje bude musieť manuálne nahadzovať do svojho účtovného resp. podnikového informačného systému.
Povinnosti podnikateľa pri používaní registračnej pokladnice (podľa zákona o ERP)
Podľa zákona o ERP je podnikateľ povinný z údajov v prevádzkovej pamäti vyhotovovať dennú uzávierku, pričom uzávierku vyhotovuje len za dni, v ktorých mal tržbu. Denná uzávierka sa vyhotovuje len raz za deň, pričom ak bola v pokladnici v daný deň evidovaná tržba a do 24:00 hodiny daného dňa nebola vyhotovená denná uzávierka, tak doklad, ktorého vyhotovenie sa začalo pred touto 24:00 hodinou bude započítaný do dennej uzávierky daného dňa a vyhotovenie ďalšieho pokladničného dokladu bude možné začať až po vyhotovení dennej uzávierky.
Osobitným prípadom je situácia, ak bude denná uzávierka vyhotovená napr. dňa 15. januára o 8:00 hodine ráno za tržby prijaté v predchádzajúci deň, t. j. za deň 14. 1. a v ten istý deň bude večer vykonaná i denná uzávierka z tržieb prijatých dňa 15. 1. V takomto prípade však nedôjde k porušeniu ustanovenia umožňujúcemu vykonanie dennej uzávierky len raz za deň, nakoľko sa každá z nich považuje za jednu samostatnú uzávierku, t. j. v takomto prípade nejde o vyhotovenie dvoch denných uzávierok v jeden deň.
Uzávierky a ich obsah
Pre prevádzky s nočnou alebo nepretržitou službou je pomerne náročné vykonávať jednu dennú uzávierku do 24:00 hodiny daného dňa. Prehľadová uzávierka obsahuje najmenej údaje uvedené v zákone. Intervalová uzávierka obsahuje najmenej údaje uvedené v zákone. Od 1. januára 2013 je každý podnikateľ na požiadanie daňového alebo colného úradu povinný v lehote nimi určenej vytlačiť intervalovú alebo prehľadovú uzávierku, pričom táto povinnosť trvá až do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane.
Definície podľa zákona
- Pokladničným programom sa rozumie program on-line registračnej pokladnice, ktorý zabezpečuje splnenie požiadaviek podľa zákona.
- Službou sa rozumie služba označená v Štatistickej klasifikácii ekonomických činností.
- Ochranným znakom sa rozumie znak, ktorý obsahuje písmená „M“ a „F“, ktorého vzor je uvedený v prílohe zákona.
- Kontrolným záznamom sa rozumie kópia číselných údajov z pokladničných dokladov a dokladov podľa zákona uložená v elektronickej podobe s definovanou štruktúrou spracovateľnou počítačom a kópia pokladničných dokladov, dokladov podľa zákona.
- Knihou elektronickej registračnej pokladnice sa rozumie kniha so vzostupne číslovanými stranami, ktorá je nerozoberateľná a musí byť umiestnená na predajnom mieste spolu s elektronickou registračnou pokladnicou; vzor knihy elektronickej registračnej pokladnice je uvedený v prílohe zákona.
Povinnosti podnikateľa podľa zákona
- Podnikateľ je povinný evidovať tržbu v elektronickej registračnej pokladnici alebo v systéme e-kasa prostredníctvom pokladnice e-kasa klient bez zbytočného odkladu po jej prijatí.
- Ak podnikateľ vloží do elektronickej registračnej pokladnice hotovosť okrem prijatej tržby, je povinný ju bez zbytočného odkladu po jej vložení zaevidovať v elektronickej registračnej pokladnici, pričom vyhotoví doklad označený slovom „VKLAD“.
- Podnikateľ je povinný používať elektronickú registračnú pokladnicu alebo pokladnicu e-kasa klient na všetkých predajných miestach.
- Podnikateľ je povinný umiestniť elektronickú registračnú pokladnicu na predajnom mieste tak, aby údaje na zobrazovacom zariadení pre zákazníka boli zákazníkovi čitateľné.
- Podnikateľ, ktorý používa na evidenciu tržby pokladnicu e-kasa klient, je povinný evidovať doklad označený slovami „NEPLATNÝ DOKLAD“ v systéme e-kasa.
- Ak na predajnom mieste nie je dostupný internetový signál, podnikateľ je povinný bez zbytočného odkladu podať žiadosť o povolenie odkladu zo zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému e-kasa ktorémukoľvek daňovému úradu a túto skutočnosť preukázať.
Požiadavky na elektronickú registračnú pokladnicu
Elektronická registračná pokladnica musí okrem technických požiadaviek podľa zákona zabezpečovať:
- vytlačenie ochranného znaku len na pokladničnom doklade a páske dennej uzávierky, a to až po vytlačení iných údajov.
- uloženie dátovej správy pri prekročení hraničnej doby odozvy v chránenom dátovom úložisku a jej dodatočné zaevidovanie v systéme e-kasa.
- zhodu údajov.
Konanie o certifikácii a povinnosti výrobcu
Konanie o certifikácii pokladničného programu a chráneného dátového úložiska začína na základe žiadosti výrobcu, dovozcu alebo distribútora pokladničného programu a chráneného dátového úložiska dňom jej doručenia finančnému riaditeľstvu. Finančné riaditeľstvo po posúdení predložených dokladov a vecí a overení splnenia požiadaviek na pokladničný program a chránené dátové úložisko vydá rozhodnutie o certifikácii pokladničného programu a chráneného dátového úložiska.
Výrobca, dovozca alebo distribútor pokladničného programu a chráneného dátového úložiska je povinný oznámiť finančnému riaditeľstvu každú aktualizáciu pokladničného programu spolu s popisom vykonaných zmien do 15 dní odo dňa ich vykonania.
Zápis do registra servisných organizácií
Zápis do registra vykoná daňový úrad, ak fyzická osoba alebo právnická osoba spĺňa podmienky stanovené zákonom. Daňový úrad rozhodne o zápise do registra do 15 kalendárnych dní odo dňa podania žiadosti. Finančné riaditeľstvo z registrov vedených podľa zákona zverejňuje zoznam servisných organizácií na svojom webovom sídle a priebežne ho aktualizuje.
Uvedenie pokladnice e-kasa klient do prevádzky
Na účely uvedenia pokladnice e-kasa klient do prevádzky podnikateľ požiada ktorýkoľvek daňový úrad o pridelenie kódu pokladnice e-kasa klient. Žiadosť sa podáva v predpísanej štruktúrovanej forme spôsobom podľa daňového poriadku prostredníctvom na to určeného elektronického formulára, ktorý finančné riaditeľstvo zverejní na svojom webovom sídle.