V dnešnej digitálnej dobe je elektronická komunikácia neodmysliteľnou súčasťou nášho života. Email, ako jeden z najpoužívanejších nástrojov, umožňuje rýchlu a efektívnu výmenu informácií. S emailom sa často spája pojem "príloha". Čo to vlastne znamená a ako s prílohami v emailoch bezpečne pracovať? Tento článok sa zameriava na vysvetlenie pojmu emailová príloha, možnosti jej využitia a na dôležité aspekty bezpečnosti pri práci s nimi.
Čo je to emailová príloha?
Emailová príloha je súbor, ktorý je pripojený k emailovej správe. Môže to byť dokument, obrázok, video, archív alebo akýkoľvek iný typ súboru. Prílohy umožňujú posielať informácie, ktoré by bolo ťažké alebo nemožné zahrnúť priamo do tela emailu.
Elektronická komunikácia a jej význam v Slovenskej republike
Od 1. januára 2018 sa okruh subjektov povinných komunikovať elektronicky rozšíril aj na právnické osoby zapísané v obchodnom registri a ich zástupcov. Táto zmena zdôrazňuje dôležitosť elektronickej komunikácie v obchodnom a administratívnom prostredí.
Elektronické podávanie účtovných závierok
Na základe novely zákona o účtovníctve, ktorá vstúpila do platnosti 1. januára 2022, sú všetky účtovné dokumenty povinné predkladať len v elektronickej podobe. To sa týka aj účtovných jednotiek, ako sú občianske združenia, neziskové organizácie, spoločenstvá vlastníkov bytov a nebytových priestorov a záujmové združenia právnických osôb. Ak majú povinnosť zverejniť účtovnú závierku, musia ju zaslať elektronicky. Ak účtovná jednotka má povinnosť podať a zverejniť účtovnú závierku, tak má povinnosť ju podať len elektronicky. Právnické osoby, zapísané v obchodnom registri, majú povinnosť komunikovať elektronicky od 1.1.2018.
Dôsledky nedodržania elektronickej komunikácie
Ak právnická osoba zapísaná v obchodnom registri podá daňové priznanie v papierovej podobe po 1. januári 2018, správca dane ju vyzve na doručenie tohto podania elektronickými prostriedkami. Ak daňový subjekt tejto výzve nevyhovie, správca dane na takéto podanie nebude prihliadať a uloží mu pokutu za nepodanie daňového priznania v lehote podľa § 155 zákona č. 563/2009 Z. z.
Prečítajte si tiež: Problémy s prílohami v PrestaShope
Elektronická komunikácia pre fyzické osoby
Povinnosť komunikovať elektronicky sa od 1. júla 2018 týka len fyzických osôb, ktoré sú podnikateľmi, registrovanými pre daň z príjmov podľa § 49a zákona č. 595/2003 Z. z.
Ako pridať prílohu k emailu
Pridanie prílohy k emailu je jednoduchý proces, ktorý sa mierne líši v závislosti od použitého emailového klienta (napr. Gmail, Outlook, Yahoo Mail). Vo všeobecnosti postupujte nasledovne:
- Vytvorte novú emailovú správu alebo odpovedzte na existujúcu.
- Nájdite tlačidlo/odkaz s označením "Príloha", "Pridať prílohu" alebo ikonou kancelárskej spinky. Ikona máva podobu kancelárskej spinky. Na mobilných zariadeniach hľadáme ikonu, ktorá by mohla znamenať “napísať niečo nové”, "pridať".
- Kliknite na toto tlačidlo/odkaz.
- Zobrazí sa prehľad súborov vo vašom počítači alebo zariadení.
- Vyberte súbor, ktorý chcete priložiť, a kliknite na "Otvoriť" alebo "OK".
- Súbor sa pripojí k emailovej správe.
- Napíšte text správy a odošlite email.
Formáty súborov a ich využitie v prílohách
Prílohy môžu mať rôzne formáty, z ktorých každý je vhodný na iný typ obsahu:
- Dokumenty (.doc, .docx, .pdf, .txt, .odt): Používajú sa na posielanie textových dokumentov, správ, zmlúv, faktúr a pod. Súborom môže byť napr. PDF s obchodnými podmienkami atď.
- Obrázky (.jpg, .jpeg, .png, .gif): Používajú sa na posielanie fotografií, grafiky, log a iných vizuálnych prvkov.
- Videá (.mp4, .avi, .mov): Používajú sa na posielanie videí a animácií.
- Audio súbory (.mp3, .wav): Používajú sa na posielanie hudby, nahrávok a iných zvukových súborov.
- Archívy (.zip, .rar): Používajú sa na komprimovanie a posielanie viacerých súborov v jednom balíku. Keď súbor dostane, stačí ho pred otvorením rozbaliť. Je to naozaj také jednoduché. Ak chcete súbor zazipovať, stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na súbor a vybrať možnosť "Odoslať do" > "Komprimovaný (zazipovaný) priečinok". Keď ho dostane, stačí, aby na súbor klikol pravým tlačidlom myši a vybral možnosť "Rozbaliť všetko". Tým sa zabezpečí, že sa súbor dostane k príjemcovi bez akýchkoľvek problémov.
- .xlsm (Excel), .docm (Word) a .pptm(PowerPoint): Ak má takáto príloha povolené makrá, kľúčovým je hlavne písmeno “M” na konci, ktoré značí, že tento dokument má funkciu makier zapnutú. Ak dokument makrá zapnuté nemá, na konci bude písmeno “X”, teda .xlsx, .docx, .pptx.
Veľkosť prílohy a jej obmedzenia
Emailoví poskytovatelia často obmedzujú maximálnu veľkosť prílohy, aby predišli preťaženiu serverov a zabezpečili plynulé doručovanie emailov. Toto obmedzenie sa zvyčajne pohybuje od 10 MB do 25 MB. Ak potrebujete poslať väčší súbor, existuje niekoľko alternatív:
- Komprimovanie súboru: Zmenšite veľkosť súboru pomocou kompresného programu (napr. 7-Zip, WinRAR).
- Rozdelenie súboru: Rozdeľte súbor na menšie časti a pošlite ich v samostatných emailoch. Na internete je k dispozícii mnoho rôznych rozdeľovačov súborov, ale kľúčové je nájsť ten, ktorý vám bude najlepšie vyhovovať. Pri výbere rozdeľovača súborov je potrebné zvážiť niekoľko vecí: Podporované formáty súborov, Jednoduchosť používania, Možnosti ukladania v cloude.
- Použitie cloudového úložiska: Nahrajte súbor na cloudové úložisko (napr. Disk Google, Dropbox, OneDrive) a pošlite príjemcovi odkaz na stiahnutie. OneDrive umožňuje ukladať, zdieľať a synchronizovať pracovné alebo školské súbory na jednom mieste. Svoje dokumenty môžete ukladať do služby OneDrive a pristupovať k nim z akéhokoľvek zariadenia. Súbory v službe OneDrive môžete zdieľať s ostatnými bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Disk Google ako jedna z najpopulárnejších služieb spoločnosti Google umožňuje ukladať a zdieľať súbory vo všetkých zariadeniach. Môžete vytvárať, odosielať a upravovať súbory v cloude a dokonca spolupracovať s ostatnými pri práci na jednom súbore. Na vytvorenie súboru si môžete vybrať z aplikácií Google Dokumenty, Tabuľky, Prezentácie a Formuláre. Dropbox umožňuje ukladať a zdieľať súbory vrátane fotografií. Môžete definovať, kto uvidí jednotlivé súbory alebo priečinky, a zachovať ich súkromie pomocou hesla. Dropbox vám pomôže chrániť váš obsah. Pri používaní týchto možností sa nemusíte obávať veľkosti súboru, pretože sú navrhnuté na spracovanie veľkých súborov.
- Použitie služby prenosu súborov: Využite online službu na prenos súborov (napr. WeTransfer, MyAirBridge), ktorá umožňuje posielať aj veľmi veľké súbory. Ak chcete zdieľať veľké súbory so svojimi obchodnými partnermi, priateľmi alebo rodinnými príslušníkmi, môže byť skvelým nápadom použitie cloudových služieb prenosu súborov. Ide o služby, ktoré vám poskytujú veľké množstvo úložného priestoru v cloude na zdieľanie súborov s ostatnými používateľmi na celom svete. Cloudové služby prenosu súborov fungujú rovnako ako cloudové úložné služby. Máte k nim prístup z akéhokoľvek zariadenia a sú užitočné najmä vtedy, keď ste na cestách. K dispozícii je mnoho rôznych služieb, takže nájsť tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašim požiadavkám, môže byť trochu náročné. Tu je niekoľko vecí, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere cloudovej služby na prenos súborov: Limit veľkosti súboru, Podpora formátu súborov, Funkcie zabezpečenia a ochrany osobných údajov, Ceny.
Bezpečnosť pri práci s emailovými prílohami
Emailové prílohy môžu predstavovať bezpečnostné riziko, pretože môžu obsahovať vírusy, malvér alebo phishingové odkazy. Preto je dôležité dodržiavať nasledujúce bezpečnostné zásady:
Prečítajte si tiež: Tipy pre nemecké e-mailové frázy
- Buďte opatrní pri otváraní príloh od neznámych odosielateľov. Ak dostaneš do schránky nečakanú správu s prílohou, ktorá ťa presmeruje na inú stránku s prihlasovacím oknom, určite tejto stránke nedávaj svoje prihlasovacie údaje. Ide o sofistikovanú formu phishingu, ktorá sa ťa pokúša presvedčiť, že sa súbor nachádza napríklad na nejakom cloudovom úložisku. Keď sa ale pokúsiš prihlásiť, sám podvodníkovi poskytneš tvoje prihlasovacie údaje. Žiadna faktúra alebo objednávka si nevyžaduje prihlásenie sa na to, aby si ju mohol otvoriť.
- Skontrolujte príponu súboru. Uistite sa, že prípona súboru zodpovedá jeho obsahu. Ak na konci prílohy objavíš EXE alebo iný typ prípony, nejde o PDF súbor, ale o spustiteľný súbor alebo skript. V takomto prípade si môžeš byť na sto percent istý, že ide o malvér. Nezabudni ale, že len prípona na konci súboru určuje o aký typ súboru ide.
- Používajte antivírusový program a pravidelne ho aktualizujte.
- Skenujte prílohy antivírusovým programom pred ich otvorením. VirusTotal je stránka, s pomocou ktorej môžeš jednoducho a rýchlo skontrolovať súbory alebo URL adresy. Výhodou tohto portálu je hlavne to, že sa súbor skontroluje cez množstvo antivírových služieb. Niekedy sa môže stať, že jeden antivírový program označí aj bezpečnú prílohu ako malvér, čo sa v IT svete volá “false-positive” s VirusTotal ale získaš verdikt od viacerých antivírových programov, vďaka čomu sa môžeš lepšie rozhodnúť. Ak ani jedna služba nevyhodnotí prílohu ako škodlivú, potom môžeš byť pokojný. V prípade malvéru zas nastane opačná situácia a väčšina alebo všetky označia súbor za nebezpečný. Aj keď získaš zmiešané hodnotenia, čo sa nestáva často, lepšie je súbor neotvárať.
- Zakážte makrá v dokumentoch z neznámych zdrojov. Keďže sa používanie makier spája s balíkom Office, pozor si dávaj hlavne na prílohy s príponou .xlsm (Excel), .docm (Word) a .pptm(PowerPoint). Ak má takáto príloha povolené makrá, kľúčovým je hlavne písmeno “M” na konci, ktoré značí, že tento dokument má funkciu makier zapnutú. Ak dokument makrá zapnuté nemá, na konci bude písmeno “X”, teda .xlsx, .docx, .pptx. Vo väčšine prípadov v prílohe nenájdeš dokument so zapnutými makrami, o ktorom by si vopred nevedel. Ak sa ale objaví, odporúčame zvýšiť pozornosť. Nie každé makro znamená, že dokument obsahuje malvér, no opatrnosť nikdy nikomu neublížila. V prípade akéhokoľvek podozrenia môžeš súbor nechať skontrolovať cez VirusTotal alebo svoj vlastný antivírový softvér. Zároveň môžeš súbor otvoriť v jednoduchom textovom editore, napríklad Poznámkovom bloku. Ak sa makrá v dokumente nachádzajú, text bude obsahovať slová “VBA”, “Macro” alebo “Auto_Open”.
- Dávajte si pozor na phishingové emaily. Phishing je typ počítačového útoku, pri ktorom sa podvodník snaží pomocou návnady v elektronickej komunikácii vylákať a neoprávnene získať od používateľov osobné údaje ako sú heslá, používateľské mená a ďalšie podrobnosti napríklad o platobných kartách, aby ich mohol zneužiť na nekalé účely ako vydieranie, krádež peňazí, alebo identity. Všímajte si najmä: nesprávne skloňovanie, slová v cudzom jazyku, chýbajúca alebo nesprávna interpunkcia v celom texte.
- Zároveň je nevyhnutné podať trestné oznámenie na polícii. Rovnako tak je dôležité znemožniť akýkoľvek ďalší prístup podvodníkom do vášho počítača. Tým najúčinnejším spôsobom je reinštalácia celého systému a nastavenie jeho zabezpečenia nanovo.
Tipy pre efektívnu emailovú komunikáciu
- Používajte predmet správy. Predmet správy je nadpis, téma, o čom píšeme. Predmet nie je povinný, ale je veľmi dobré ho uvádzať. Aby bolo adresátom hneď jasné, o čo ide.
- Píšte jasne a stručne. Naša pozornosť sa pri dlhších textoch znižuje, prípadne si nevšimneme nejakú dôležitú informáciu. Riešením je používať medzery. Používajte jednoduché vety, aby ste prijímateľa nezaťažovali zložitými súvetiami na tri riadky.
- Používajte správnu gramatiku a pravopis. Samozrejme, každý nemusí byť perfektný v gramatike.
- Ak ide o naliehavú záležitosť, lepšie je zavolať.
- Nezahŕňajte do jednej správy viacero nesúvisiacich požiadaviek.
- Používajte pozdrav a záver. Jadro - pokračujte obsahom. Záver - ukončite ho pozdravom.
Riešenie problémov s elektronickou komunikáciou
- Zabudnuté heslo: V prípade, že ste zabudli heslo a poznáte svoje používateľské meno (ID používateľa), môžete si dať vygenerovať nové heslo cez Prihlásenie - Identifikátor a heslo - kliknutím na políčko „Zabudnuté heslo“.
- eID karta: V prípade eID karty je potrebné okrem nainštalovaných softvérov vykonať cez portál FS registráciu prostredníctvom portálu slovensko.sk (Registrácia - PFS (financnasprava.sk) a vykonať aj následnú autorizáciu na daňový subjekt.
- Problémy s formulármi: Ak sa formulár nenačíta, skontrolujte, či máte nainštalované všetky potrebné aktualizácie a doplnky prehliadača.
- Chybové hlásenia: Ak dostanete chybové hlásenie, overte platnosť použitého certifikátu a jeho priradenie v profile používateľa.
Autorizácia a zastupovanie v elektronickej komunikácii
Daňový subjekt je povinný sám alebo prostredníctvom zástupcu, alebo prostredníctvom ním poverenej osoby byť registrovaným a autorizovaným používateľom autorizovaných elektronických služieb. Autorizácia viacerých používateľov k jednému daňovému subjektu pre účely využívania autorizovaných elektronických služieb je možná. Vytvorenie väzby týchto používateľov je závislé od oprávnenia osoby konať za daňový subjekt, a to od rozsahu plnomocenstva alebo od obsahu písomného poverenia zamestnanca právnickej osoby. To znamená, že za daňový subjekt môže doručovať podania elektronicky aj viac oprávnených osôb, avšak v nadväznosti na ustanovenie § 9 ods. Ak je v zmysle daňového poriadku povinný doručovať elektronicky daňový poradca za daňové subjekty, ktoré zastupuje pri správe daní, tak podľa ustanovenia § 13 ods. 5 dohodu uzavrie so správcom dane každý daňový subjekt, ktorého daňový poradca zastupuje. Výhodou je používanie eID, KEP,-u, aplikácie Slovensko v mobile kedy nie je potrebné podpisovať Dohody podľa § 13 ods. 5. Identifikátor bude mať pridelené daňový poradca na základe registrácie a následne bude jeho ID (daňového poradcu) priradené k jednotlivým daňovým subjektom, ktoré zastupuje na základe plných mocí.
Prečítajte si tiež: Dokonalá letná párty