Žiadosť je dôležitý administratívny dokument, ktorý sa používa v rôznych situáciách. Správne napísaná žiadosť a správne formátované prílohy v záverečných prácach sú kľúčové pre úspešné dosiahnutie cieľa. Tento článok poskytuje komplexný pohľad na to, ako písať žiadosti podľa noriem a ako efektívne formátovať prílohy v záverečných prácach, aby boli prehľadné a profesionálne.
Administratívny štýl a žiadosť ako úradný list
Administratívny štýl je štýl verejnej, úradnej a oficiálnej komunikácie medzi súkromnou osobou a inštitúciou, alebo medzi inštitúciami navzájom. Používa sa v úradoch, bankách, podnikoch, na súdoch a na pošte. Jeho funkciou je sprostredkovať presné údaje a fakty bez zbytočných detailov. Administratívne texty sú väčšinou monologické a písomné, objektívne a neosobné. Ich cieľom je efektívna, rýchla a presná úradná komunikácia. Žiadosť ako úradný list je typickým administratívnym žánrom, ktorý slúži na písomný styk jednotlivca s úradmi.
Znaky administratívneho štýlu
Administratívny štýl sa vyznačuje niekoľkými charakteristickými znakmi:
- Adresnosť, verejnosť: Niektoré útvary majú konkrétneho adresáta (napr. úradné listy), iné sú adresované celej verejnosti.
- Knižnosť, písomnosť: Prejavuje sa používaním kancelarizmov, cudzích slov, multiverbizácie, príčastí a prechodníkov, uprednostňovaním menného vyjadrovania.
- Stručnosť, schematickosť: Útvary neprinášajú informácie navyše, často majú predtlač a podliehajú štátnej norme (STN).
- Používanie zaužívaných, stereotypných formulácií.
Kompozícia žiadosti a úradného listu
Žiadosť, ako druh úradného listu, má presne stanovenú kompozíciu, ktorú je potrebné dodržiavať:
Úvodná rámcová časť listu
Táto časť obsahuje:
Prečítajte si tiež: Sprievodca pre nevesty: Obe priezviská
- Záhlavie: Adresa odosielateľa, ktorá by mala byť podčiarknutá.
- Adresa adresáta: Umiestňuje sa vpravo hore (pri okienkovej obálke) alebo vľavo hore (pri listovom papieri bez predtlače).
- Miesto a dátum vyhotovenia listu: Píšu sa pod seba bez čiarky.
- Heslové vyjadrenie obsahu listu (Vec): Stručne uvádza, o čo sa žiada. Považuje sa za názov, preto sa za ním nepíše bodka. Pri predtlači sa "Vec" už nepíše.
Vlastný text listu
Táto časť obsahuje:
- Oslovenie: Môže, ale nemusí byť. Ak sa použije, píše sa za ním čiarka a nasledujúci text začína malým písmenom.
- Vlastný text: Člení sa na odseky s jednotnou úpravou. Zámeno "Vy" vo všetkých tvaroch sa píše s veľkým V.
Záverečná rámcová časť listu
Táto časť obsahuje:
- Záverečné zdvorilostné formulky: Poďakovanie a záverečný pozdrav (napr. "S pozdravom", "S úctou"), za ktorými sa nepíše bodka.
- Vlastnoručný podpis.
- Prílohy: Ak sa vo vlastnom texte listu prílohy nespomínajú, musia sa vypísať do stĺpca s názvom "Príloha/Prílohy" v ľavej časti listu na úrovni vlastnoručného podpisu.
Formátovanie záverečných prác
Formátovanie záverečných prác je rovnako dôležité ako obsah samotný. Kvalitné spracovanie uľahčuje čítanie a zabezpečuje splnenie štandardov vyžadovaných školou.
Základné parametre formátovania
- Rozsah: Bakalárska práca (50 000 - 90 000 znakov), diplomová práca (90 000 - 130 000 znakov), dizertačná práca (200 000 - 360 000 znakov).
- Písmo: Väčšina slovenských škôl odporúča Times New Roman (veľkosť 12). Poznámky pod čiarou a popisy pre grafy a tabuľky: veľkosť 10 až 11.
- Riadkovanie: 1,5 riadka v celej práci.
- Okraje: Podľa pokynov školy, zvyčajne 2,5 cm z každej strany.
- Medzery: Za nadpismi sa odporúča jeden Enter, za odsekmi 0 pt. alebo 6 pt.
- Číslovanie strán: Začína sa od 2. strany Úvodu (ak má Úvod aspoň 2 strany), inak od 1. Prvá strana (obal) sa do číslovania neráta.
- Číslovanie nadpisov a kapitol: Viacúrovňový zoznam (1, 1.1, 1.1.1, 1.1.2, 1.2, 2, 2.1 atď.).
Prílohy v záverečných prácach
Prílohy, ako tabuľky a grafy, sú dôležitou súčasťou mnohých záverečných prác. Je potrebné ich správne označiť a popísať.
Tabuľky
- Pomenovanie (názov, titul, nadpis): Uvádza sa hore nad tabuľkou, zvyčajne nad ľavým rohom.
- Poradové číslo: Uvádza sa hore nad tabuľkou spolu s pomenovaním.
- Zdroj: Uvádza sa pod tabuľkou.
- Popis: Jasný, stručný, prehľadný a pochopiteľný.
- Farebné označenie: Odporúča sa použiť svetlé a jemné farby pre prehľadnosť.
Grafy
- Pomenovanie (titulok) grafu a poradové číslo: Zapisujú sa dole pod graf.
- Typy grafov: Najčastejšie sa používajú stĺpcové, kruhové (koláčové) a bodové grafy.
Praktické rady pre písanie žiadostí
- Dodržiavanie STN 01 6910: Táto norma upravuje písanie písomností na Slovensku.
- Záhlavie: Umiestňuje sa 27 mm od horného okraja papiera a obsahuje adresové pole odosielateľa.
- Adresa príjemcu: V obchodnom liste sa píše vpravo do predtlačeného poľa.
- Odvolávacie údaje: Uvádzajú sa napríklad číslo listu, na ktorý reagujete.
- Vec: Heslovité vyjadrenie obsahu sa začína písať od ľavej strany veľkým začiatočným písmenom a neukončuje sa bodkou.
- Oslovenie: Patrí k profesijnej etikete.
- Text listu: Jadro listu, ktorý treba deliť na odseky prázdnym riadkom.
Príklad tvorby tabuľky v záverečnej práci
Predstavme si, že v diplomovej práci porovnávame priemerné platy mužov a žien v roku 2020. Tabuľka by mohla vyzerať nasledovne:
Prečítajte si tiež: Tipy a triky na písanie odkazov na torty.
Tabuľka 1: Porovnanie priemerných platov medzi mužmi a ženami v roku 2020
| Pohlavie | Priemerný plat (EUR) |
|---|---|
| Muži | 1400 |
| Ženy | 1200 |
Zdroj: Vlastný výskum
V tomto prípade tabuľka jednoducho a prehľadne zobrazuje rozdiely v priemerných platoch medzi mužmi a ženami. K tejto tabuľke by mal byť priložený aj graf, ktorý graficky znázorní tieto údaje.
Prečítajte si tiež: Kultúrne aktivity na Slovensku – recenzia