Problematika cestovných náhrad je upravená zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). V nasledujúcom článku si ukážeme aplikáciu ustanovení zákona o cestovných náhradách na praktických príkladoch.
Krátenie stravného pri čiastočnom zabezpečení stravy na pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty, a to v sumách stravného ustanovených opatrením Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny č. 368/2023 Z. z. Ak má zamestnanec zabezpečené stravovanie v celom rozsahu (napr. raňajky, obed a večera poskytnuté bezodplatne alebo v cene ubytovania), zamestnávateľ mu stravné neposkytuje. Pri výpočte krátenej sumy sa vychádza z hodnoty prislúchajúcej časovému pásmu nad 18 hodín.
Príklad na krátenie stravného pri poskytnutí raňajok a obedov na tuzemskej pracovnej ceste
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na tuzemskú pracovnú cestu z Bratislavy do Trenčína:
- Začiatok pracovnej cesty: 03.04.2024 Bratislava 8:00
- Koniec pracovnej cesty: 05.04.2024 Bratislava 17:00
V dňoch 04.04.2024 a 05.04.2024 mal zamestnanec poskytnuté raňajky a obed.
Výpočet stravného:
03.04.2024 - stravné poskytnuté v plnej výške pre časové pásmo 12 - 18 hodín (pracovná cesta v tento deň trvala od 8:00 do 0:00, tzn. 16 hodín), t. j. 11,60 eur
Prečítajte si tiež: Obvody a obsahy gule: Kompletný prehľad
04.04.2024 - stravné sa kráti z dôvodu poskytnutia raňajok a obeda nasledovne:
- krátenie raňajok o 25 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 25 % x 17,40 eur = 4,35 eur
- krátenie obeda o 40 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 40 % x 17,40 eur = 6,96 eur
Z hodnoty pre časové pásmo nad 18 hodín (pracovná cesta v tento deň trvala 24 hodín) odpočítame krátené hodnoty za bezplatne poskytnuté raňajky a obed: 17,40 eur - 4,35 eur (raňajky) - 6,96 eur (obed) = 6,09 eur. Za tento deň patrí zamestnancovi stravné v sume 6,09 eur.
05.04.2024 - stravné sa kráti z dôvodu poskytnutia raňajok a obeda nasledovne:
- krátenie raňajok o 25 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 25 % x 17,40 eur = 4,35 eur
- krátenie obeda o 40 % zo sumy pre časové pásmo nad 18 hodín (17,40 eur): 40 % x 17,40 eur = 6,96 eur
Z hodnoty pre časové pásmo 12 - 18 hodín (pracovná cesta v tento deň trvala od 0:00 do 17:00, tzn. 17 hodín) odpočítame krátené hodnoty za bezplatne poskytnuté raňajky a obed: 11,60 eur - 4,35 eur (raňajky) - 6,96 eur (obed) = 0,29 eur. Za tento deň patrí zamestnancovi stravné v sume 0,29 eur.
Zamestnávateľ je povinný zamestnancovi poskytnúť stravné za trojdňovú tuzemskú pracovnú cestu v hodnote 17,98 eur (11,60 eur + 6,09 eur + 0,29 eur).
Prečítajte si tiež: Hlad a chudoba na Slovensku
Vypočítané stravné po krátení sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor, a to za každý kalendárny deň samostatne (nezaokrúhľuje sa stravné za pracovnú cestu ako celok). Pri krátení stravného sa na hodnotu stravy uvedenej na doklade (napr. faktúra za ubytovanie) neprihliada - suma stravy je pri výpočte nároku na stravné irelevantná.
Ak zamestnanec nemohol využiť zabezpečené jedlo z dôvodu, ktorý nezavinil, stravné mu zamestnávateľ nesmie krátiť (napr. nestihol hotelové raňajky z dôvodu, že musel odísť skôr). V praxi sa zamestnávateľ môže stretnúť so situáciou, že údaje o poskytnutí stravy na doklade o ubytovaní chýbajú. V tom prípade sa preukázanie zabezpečeného jedla môže zabezpečiť vyhlásením zamestnanca vo vyúčtovaní pracovnej cesty.
Náhrada preukázaných výdavkov na pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Podľa zákona o cestovných náhradách má zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu nárok na náhradu preukázaných výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou. Ide najmä o:
- cestovné výdavky - zamestnanec ich preukazuje cestovnými lístkami (za autobus, vlak), dokladom za prepravu taxíkom, dokladom za parkovanie, bločkami za nákup pohonných hmôt, faktúra za prenájom vozidla, doklad o kúpe diaľničnej známky atď.,
- výdavky za ubytovanie - zamestnanec ich preukazuje hotelovým účtom, faktúrou za ubytovanie,
- vedľajšie výdavky - zamestnanec ich preukazuje napr. zakúpenými vstupenkami na konferenciu, výstavu, prednášku, workshop atď.,
- za povinné očkovania a očkovania odporúčané Svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva SR - zamestnanec má nárok na náhradu pri zahraničnej pracovnej ceste do tropických alebo zdravotne problematických oblastí. Nárok na náhradu sa preukazuje napr. pokladničným dokladom za vykonané očkovanie od lekára.
Zamestnanec nemá nárok na náhradu výdavkov súkromného charakteru, napr. za súkromné telefonické hovory počas pracovnej cesty, za použitie sauny, využitie služieb hotelových masáží, za úschovu cenností v hotelovej izbe (v trezore), a pod.
Ak zamestnanec nemôže preukázať výšku výdavku, má nárok na náhradu v sume, ktorú určil zamestnávateľ pri vyslaní na pracovnú cestu. Ak výšku výdavku nemožno získať náhradným spôsobom alebo ho nemožno získať vôbec, ide o výdavok zamestnávateľa nedaňovým výdavkom. Preplatenie preukázaných cestovných náhrad nepodlieha dani zo závislej činnosti ani sociálnym a zdravotným odvodom.
Prečítajte si tiež: Recepty na slávnostný obed
Dobrovoľné (fakultatívne) náhrady pri pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zákon o cestovných náhradách umožňuje zamestnávateľovi poskytnúť zamestnancovi aj iné náhrady, ako tie, ktoré sú vymedzené v zákone - ide o tzv. dobrovoľné (fakultatívne) náhrady, napríklad vo forme zvýšenia zákonom stanovených náhrad. Dobrovoľné náhrady sú poskytnuté nad rámec povinných náhrad. Spravidla sú upravené v kolektívnej zmluve, pracovnej zmluve alebo v internom predpise. Za dobrovoľnú náhradu sa považuje aj vreckové. Akákoľvek dobrovoľná náhrada poskytnutá zamestnancovi je zdaniteľným príjmom zamestnanca v čase vyplatenia predmetného plnenia. Pre zamestnávateľa je fakultatívna cestovná náhrada považovaná za daňovo uznaný výdavok, ak tak ustanoví vo vyššie spomínaných dokumentoch.
Príklad na vyplatenie fakultatívnych cestovných náhrad v podobe masáže pri pracovnej ceste zamestnanca
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na pracovnú cestu, na konferenciu do Tatier. Ubytovanie je zabezpečené vo wellness hoteli. V zmysle pracovnej zmluvy má zamestnanec nárok raz ročne absolvovať masáž podľa vlastného výberu. Zamestnanec do vyúčtovania pracovnej cesty zahrnul aj pokladničný doklad za vykonanú masáž vo wellness hoteli v hodnote 45 eur. Preplatenie výdavkov na masáž je pre zamestnanca benefitom a ide o tzv. nepeňažný príjem, ktorý podlieha dani zo závislej činnosti a odvodom na strane zamestnanca i zamestnávateľa. U zamestnávateľa ide o daňový výdavok.
Príklad na poskytnutie stravného nad rámec zákona o cestovných náhradách pri pracovnej ceste zamestnanca
Zamestnávateľ má vo svojom internom predpise uvedené, že stravné poskytnuté pri pracovnej ceste sa zvyšuje o 20 % oproti zákonom určeným hodnotám a zaokrúhli sa na desať eurocentov nahor. Stravné podľa interného predpisu je pre jednotlivé časové pásma pri tuzemskej pracovnej ceste nasledovné:
- 5 - 12 hodín v sume 9,40 eur,
- 12 - 18 hodín v sume 14 eur,
- nad 18 hodín v sume 20,90 eur.
Začiatok pracovnej cesty: 14.03.2024 Žilina 8:00Koniec pracovnej cesty: 15.03.2024 Žilina 20:30
Výpočet stravného:
- 14.03.2024 - nárok na stravné pre časové pásmo 12 - 18 hodín (pracovná cesta trvala od 8:00 do 0:00, tzn. 16 hodín) v sume 14 eur
- 15.03.2024 - nárok na stravné pre časové pásmo nad 18 hodín (pracovná cesta trvala od 0:00 do 20:30, tzn.
Zamestnancovi patrí nárok na stravné v celkovej sume 34,90 eur (14 eur + 20,90 eur). V prípade poskytovania náhrad vo vyššej sume, než ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách, zdaneniu bude podliehať len rozdiel medzi priznanou sumou a nárokovateľnou sumou. Podľa zákona o cestovných náhradách má zamestnanec nárok na stravné v sume 29 eur, tzn. stravné v sume 5,90 eur bolo poskytnuté nad rámec zákona (fakultatívna náhrada) a ide o nepeňažný príjem zamestnanca, ktorý podlieha dani zo závislej činnosti a odvodom.
Cestovné náhrady pri použití súkromného motorového vozidla pri pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť, že na pracovnej ceste využije súkromné motorové vozidlo, a to buď na žiadosť zamestnávateľa (napr. z dôvodu, že zamestnávateľ nevlastní firemné motorové vozidlo) alebo na žiadosť zamestnanca (napr. z dôvodu, že zamestnanec preferuje svoje auto pred spojom verejnej dopravy). Zamestnancovi patrí okrem iného náhrada:
- za spotrebované pohonné látky,
- za kilometer jazdy (tzv. kilometrovné).
Príklad na výpočet cestovných náhrad pri použití vlastného motorového vozidla na žiadosť zamestnávateľa
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na pracovnú cestu z Trnavy do Bratislavy (54 km tam a 54 km späť), pričom zamestnanec po písomnej dohode so zamestnávateľom použil vlastné motorové vozidlo (na žiadosť zamestnávateľa). Vozidlo zamestnanca nie je havarijne poistené.
Začiatok pracovnej cesty: 20.05.2024 Trnava 8:00Koniec pracovnej cesty: 20.05.2024 Trnava 16:00
Zamestnancovi patrí náhrada v tejto výške:
- základná náhrada za 1 km jazdy v sume 0,265 eura/km x 108 km = 28,62 eur,
- náhrada za spotrebované pohonné látky na základe predloženého bločku za tankovanie 108 km x 6,2 l/100 km x 1,646 eur/l = 11,03 eur,
- stravné pre časové pásmo 5 - 12 hodín v sume 7,80 eur (pracovná cesta v tento deň trvala od 8:00 do 16:00, tzn. 8 hodín).
Zamestnancovi patria cestovné náhrady v celkovej hodnote 47,45 eur (28,62 eur + 11,03 eur + 7,80 eur). Upozorňujeme, že v prípade, ak by mal zamestnanec na pracovnej ceste dopravnú nehodu a vznikla by na vozidle škoda, túto škodu by v celom rozsahu hradil zamestnávateľ (nakoľko vozidlo nemalo uzavreté havarijné poistenie).
Štandardne patrí zamestnancovi pri použití súkromného vozidla základná náhrada za každý 1 km jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky. Zamestnávateľ sa však písomne dohodol so zamestnancom, že náhrada za použitie cestného motorového vozidla bude v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy, pretože súkromné vozidlo bolo použité na žiadosť zamestnanca (nie zamestnávateľa). Zamestnancovi v súvislosti s použitím vozidla vznikol výdavok na diaľničnú známku v hodnote 12 eur.
Zamestnancovi patrí náhrada v tejto výške:
- cena vlakového lístka na rýchlik medzi Trnavou a Bratislavou je 5,00 eur obojsmerne, tzn. zamestnancovi patrí náhrada cestovných výdavkov v sume 5,00 eur,
- stravné pre časové pásmo 5 - 12 hodín v sume 7,80 eur (pracovná cesta v tento deň trvala od 8:00 do 16:00, tzn. 8 hodín).
Cestovná náhrada za preukázaný výdavok, diaľničnú známku, zamestnancovi nepatrí, nakoľko sa zamestnanec so zamestnávateľom dohodol na náhrade v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka. Zamestnancovi patria cestovné náhrady v celkovej hodnote 12,80 eur (5,00 eur + 7,80 eur).
Cestovné náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca v roku 2024
Zamestnanec vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu (tzn. mimo územia SR) má nárok na stravné určené Opatrením Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z.
Príklad na výpočet stravného pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanca
Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu z Bratislavy do Frankfurtu, odkiaľ pracovná cesta pokračovala do Barcelony a späť cez Frankfurt do Bratislavy. Zamestnancovi nebolo poskytnuté stravovanie. Zamestnávateľ mu poskytol preddavok v sume 200 eur.
- 01.03.2024 odchod z Bratislavy o 8:00 (začiatok pracovnej cesty)
- 01.03.2024 prílet do Frankfurtu o 10:00
- 02.03.2024 prílet do Barcelony o 10:00 letecky z Frankfurtu s odletom o 8:00
- 02.03.2024 prílet do Frankfurtu o 22:00 letecky z Barcelony s odletom o 20:00
- 03.03.2024 prílet do Bratislavy o 22:00 letecky z Frankfurtu s odletom o 20:00 (koniec pracovnej cesty)
Prvý deň pracovnej cesty (01.03.2024) - presun z Bratislavy do Frankfurtu
Zamestnanec strávi v Nemecku 14 hodín, tzn. má nárok na stravné v časovom pásme nad 12 hodín v sume 45 eur.
Druhý deň pracovnej cesty (02.03.2024) - presun z Frankfurtu do Barcelony a späť
Zamestnanec strávi v Nemecku 12 hodín a v Španielsku strávi rovnako 12 hodín. Keďže zamestnanec strávil v jednom kalendárnom dni rovnaký čas v oboch krajinách, zamestnávateľ mu prizná nárok na stravné, ktoré je preňho výhodnejšie. Pre Nemecko je 45 eur a pre Španielsko je 43 eur, tzn. zamestnancovi patrí stravné vo výške 45 eur.